What was new in WATCH 3.4

Algemeen

Filteren

De groepautorisatie bepaalt over welke schermen medewerkers binnen een bepaalde groep kunnen beschikken als er wordt ingelogd in het systeem. Wat er vervolgens te zien is binnen deze schermen hangt af van de filtering die is ingesteld voor de gebruiker.

De filtermogelijkheden in WATCH 3.4 zijn sterk uitgebreid ten opzichte van de vorige versies. We maken vanaf nu onderscheid tussen vier soorten filtering:

• Ongefilterd
  Alle beschikbare gegevens worden in het scherm getoond
• Managerfilter
  Alleen gegevens met betrekking tot medewerkers waarvan de ingelogde gebruiker de manager is worden in de schermen getoond
• Projectleiderfilter
  Alleen gegevens met betrekking tot projecten waar de ingelogde gebruiker de projectleider van is worden in de schermen getoond
• Eigen urenfilter
  Alleen gegevens die betrekking hebben op de ingelogde persoon worden in de schermen getoond

Het aangeven voor wie welke filters van toepassing zijn en wanneer, is in de nieuwe versie ook aangepast.

Op groepsniveau

Per groep kan nu vastgelegd worden welke filtering op deze groep standaard van toepassing is. In veel gevallen zal het vastleggen van de filteropties op dit niveau voldoende zijn.

Op medewerkerniveau

Het aangeven op medewerkerniveau van de gewenste filtering bestond al in vorige versies en blijft bestaan om de op groepsniveau aangegeven filtering te kunnen overrulen.

Overrulen op schermniveau

Zowel op groepsniveau als op medewerkerniveau is het mogelijk om voor individuele schermen af te wijken van de opgegeven filtersoort.

In de linkerbovenhoek van elk scherm is duidelijk te zien welk filter er voor het huidige scherm van kracht is. Ook is het mogelijk om in sommige gevallen de filtering aan te passen. Als de gebruiker een scherm ongefilterd mag zien kan hij ook kiezen voor managerfilter, projectleiderfilter of eigen urenfilter. Als de gebruiker of het projectleiderfilter of het managerfilter tot zijn beschikking heeft kan hij deze aanpassen naar het eigen urenfilter.

Performance verbeteringen

Aangezien WATCH al 7 jaar op de markt is neemt het aantal records in de databases van bepaalde klanten behoorlijk toe. Om een goede performance te blijven garanderen heeft zich ook dit jaar weer een groot aantal performanceaanpassingen onder de motorkap plaatsgevonden. Deze aanpassingen zijn niet zichtbaar in de applicatie zelf, maar verbeteren de performance op een aantal punten significant.

Urenregistratie

Filtering

De nieuwe filtering in WATCH Urenregistratie is toegepast op de volgende schermen:

• De 15 nieuwe rapportages (zie verderop in dit document)
• De rapportages: productiviteit, zoeken, verzuim, contract versus geregistreerd, starttijd en eindtijd en deadline overzicht
• Het beheerscherm projecten++
• Beide Gantt Chart schermen
• Het detail-validatiescherm en het scherm validatie op hoofdlijnen
• De beheerschermen voor klanten, projecten, projectonderdelen, resources en medewerkers

Project kenmerken rapport

In het project kenmerkenrapport kan nu op alle kenmerken gefilterd worden en niet alleen op kenmerken die op een domein gebaseerd zijn.

Resource status veranderen vanuit het urenregistratiescherm

Als het aantal projectonderdelen waarop een medewerker uren moet kunnen schrijven erg groot wordt, is het handig om niet altijd alle projectonderdelen in het scherm te zien. Vanaf nu kunnen medewerkers zelf bepalen welke projectonderdelen getoond worden en welke niet, door de status van resources vanuit het urenregistratiescherm te veranderen van “lopend” naar “in voorbereiding” en weer terug.

10 Nieuwe projectrapportages

Er zijn 10 nieuwe projectrapportages die op termijn de oude projectrapportage vervangen. De rapportages bieden samen een compleet beeld van een project in vijf vormen:

1. Begrote uren versus geschreven uren
2. Begrote kosten versus geschreven kosten (kosten zijn de uren keer de uurkosten van de medewerker)
3. Begrote omzet versus geschreven omzet (omzet is de uren keer het uurtarief van het bijbehorende projectonderdeel)
4. Begroot resultaat versus geschreven resultaat (resultaat is de omzet minus de kosten)
5. Totaal overzicht op project en projectonderdeelniveau of op project en medewerkerniveau. Deze rapportage bevat alle velden van de vier hierboven beschreven rapportages

De rapportages zoals hierboven beschreven zijn er in twee smaken, namelijk “Projecten (gegroepeerd per onderdeel)” en “Projecten (gegroepeerd per medewerker)”. In de eerste variant worden projecten eerst onderverdeeld in projectonderdelen die op hun beurt worden onderverdeeld per medewerker. In de tweede variant worden gegevens eerst op projectniveau getoond, vervolgens de totalen per medewerker en daarna de onderverdeling per projectonderdeel. Deze tweede variant werd nog niet eerder gebruikt in WATCH Urenregistratie.

5 nieuwe medewerkerrapportages

De medewerkerrapportage wordt vervangen door vijf nieuwe rapportages. Ook hier bieden de vijf rapportages een compleet beeld van de uren van een medewerker in vijf vormen:

1. Begrote uren versus geschreven uren
2. Begrote kosten versus geschreven kosten (kosten zijn de uren keer de uurkosten van de medewerker)
3. Begrote omzet versus geschreven omzet (omzet is de uren keer het uurtarief van het bijbehorende projectonderdeel)
4. Begroot resultaat versus geschreven resultaat (resultaat is de omzet minus de kosten)
5. Totaal overzicht medewerker en projectniveau. Deze rapportage bevat alle velden van de vier hierboven beschreven rapportages

Verplaatsen van geregistreerde uren

In het geval dat het aantal gewerkte uren met bijbehorende opmerking, kenmerken en artikelen eenmaal op een bepaald project en projectonderdeel waren geschreven, en dat later bleek dat het het verkeerde project of projectonderdeel was geweest, moest alles opnieuw bij het juiste project en projectonderdeel worden ingevoerd. In de nieuwe versie is het mogelijk om in het detailscherm, dat in het urenscherm en validatiescherm door middel van het + icoon kan worden geopend, een ander project en projectonderdeel aan te geven en op die manier de ingevoerde gegevens in een keer naar het juiste project en projectonderdeel te verhuizen.

Higlighting in urenregistratiescherm

In het urenregistratiescherm wordt de regel waar de muis over wordt bewogen met een andere kleur aangegeven dan de overige regels. Op deze manier wordt de kans dat er uren op het verkeerde projectonderdeel worden geschreven verkleind.

Agenda & planning

Filtering

De nieuwe filtering in Agenda en planning is toegepast op de volgende schermen:

• De 3 zoekschermen voor algemene-items, planning-items en afspraken
• De 3 rapportages: gepland versus begroot, gepland versus gemaakt en project totaal
• De beheerschermen voor klanten, contactpersonen, projecten, projectonderdelen, resources en medewerkers
• Het beheerscherm projecten++
• Het scherm kennismatrix
• De rechtenschermen voor algemene-items, planning-items en afspraken

Artikelen in de planning

Het was al mogelijk om bij het schrijven van uren in de module Urenregistratie aantallen artikelen en de daarbij behorende omschrijving op te geven. Vanaf 3.4 is het ook mogelijk om bij het invoeren of bewerken van planning-items artikelaantallen en omschrijvingen op te geven. Deze artikelen kunnen vervolgens met de overige uren artikelen en kosten voor het betreffende project gefactureerd worden in de WATCH module Facturatie.

Extra informatie bij plannen

Bij het invoeren of wijzigen van een planning-item in de maandkalender of het planbord wordt nu na het kiezen van het project en projectonderdeel informatie getoond die voor het plannen van belang zijn. De verwachte start- en einddatum van het project en van het projectonderdeel worden getoond. Ook worden de begrote uren, de geplande uren en het verschil hiertussen op project, projectonderdeel en resourceniveau getoond.

Relatiebeheer

Export voor Contacten rapportage

In het overzicht “Relatiebeheer > Rapportages > Contacten” is in de suggestielijst functionaliteit toegevoegd aan de filtervelden. Er is ook een export naar Excel gemaakt voor dit overzicht.

Aanpassingen schermen selecties en query's

Bij het maken van selecties en query's wordt het resultaat van de zoekactie op het scherm getoond. Om goed om te kunnen gaan met grote aantallen contactpersonen in de selecties en query's wordt het resultaat nu in blokken van 50 weergegeven met de optie om door het resultaat te bladeren middels een aantal knoppen.

Meerdere e-mailadressen voor contactpersonen

Het is vanaf nu mogelijk om bij contactpersonen meerdere e-mailadressen op te geven. Deze meerdere adressen kunnen gebruikt worden in het maken van een e-maillijst en het maken van e-mails vanuit de applicatie en zijn bij het opstarten van een e-mailapplicatie al de juiste e-mailadressen ingevuld. Mailmerge in Microsoft Word ondersteunt geen meerdere e-mailadressen in een veld. Bij het maken van een mailmergetabel wordt alleen het eerste e-mailadres gebruikt.

Facturering

Filtering

De nieuwe filtering in Agenda en Planning is toegepast op de volgende schermen:

• Het scherm stap voor stap genereren van facturen
• De batchschermen voor het genereren van facturen, herinneringen en aanmaningen
• Het scherm details
• Het scherm overzicht
• De kostenschermen voor artikel kosten, begrote kosten en werkelijke kosten
• De rapportageschermen: projecten €, facturen, gefactureerde uren, onderhanden werk en de ongefactureerde uren
• De beheerschermen voor klanten, contactpersonen, projecten, projectonderdelen en medewerkers

Kredietbeperking

Kredietbeperking kan nu behalve op systeemniveau ook op projectniveau en op factuurniveau ingesteld worden. De instelling op projectniveau overruled de instelling op systeemniveau en de instelling op factuurniveau overruled op zijn beurt de instelling op projectniveau.

Kredietbeperking {tags}

De kredietbeperking {tags} kunnen nu ook in de inleidende en afsluitende zin van de factuur gebruikt worden. Ook zijn deze {tags} beschikbaar voor de teksten die op de herinnering en op de aanmaning worden gebruikt.

Factuuroverzicht voor klanten

De factureringsmodule is uitgebreid met een inlogpagina waar klanten zelf kunnen inloggen met hun klantcode en wachtwoord en daar de in WATCH Facturering aanwezige facturen kunnen bekijken en openen als pdf. In combinatie met het factuur e-mailscherm opent dit de mogelijkheid om te factureren zonder de facturen daadwerkelijk te versturen.

Factuur e-mailscherm

Het nieuwe factuur e-mailscherm is afgeleid van het e-mailscherm van WATCH Relatiebeheer. Met dit scherm kunnen meerdere e-mails worden gegenereerd en verstuurd. Waar in WATCH Relatiebeheer een selectie of query bepaalt wie een e-mail ontvangt, gebeurt dit in het factuur e-mailscherm op basis van een geselecteerde periode. Alle contactpersonen behorende bij factureren met een factuurdatum in de geselecteerde periode kunnen op deze manier op de hoogte worden gesteld van het beschikbaar zijn van de factuur in het factuuroverzicht van de klant (zie Factuuroverzicht voor klanten hierboven.)

Negatieve kosten toestaan

Kosten kunnen ook negatieve waarden krijgen. Dat betekent dat voor alle drie te factureren objecten (uren, kosten en artikelen) nu ook negatieve waarden kunnen worden ingevoerd en in de factuur kunnen worden opgenomen.

0 factuurregels

Afhankelijk van een nieuwe systeeminstelling “maak 0 factuurregels” kunnen vanaf nu ook factuuregels met een bedrag van 0,00 worden meegenomen op de factuur. Bij het maken van de factuuregels wordt onderscheid gemaakt tussen projectonderdelen met een uurtarief van 0,00 en projectonderdelen waar het uurtariefveld leeg is. Als het uurtariefveld leeg is worden de uren nooit omgezet in een factuurregel. Als het uurtarief 0,00 is, bepaalt de eerder genoemde instelling of de regels op de factuur komen of niet.

0 facturen

Bij het batch factureren worden nu ook facturen met een totaalbedrag van 0,00 meegenomen in het proces. Dit kunnen zowel facturen zijn waar de positieve bedragen en de negatieve bedragen samen 0,00 zijn, als facturen die alleen factuurregels met een 0,00 bedrag bevatten.

Excel export voor de artikelenbeheer

De complete inhoud van de artikelenbeheerpagina kan nu, net als in de beheerschermen van de overige stamgegevens, geëxporteerd worden naar een Excel-bestand.