What's new in WATCH 3.1

Algemeen

Kenmerken voor Klanten en Contactpersonen

Naast de zelf te definiëren kenmerken voor geschreven uren, medewerkers, projecten en projectonderdelen zijn er nu ook kenmerken voor klanten (relaties) en contactpersonen in te stellen.

Kopje en Paginakenmerken

Kenmerken kunnen gegroepeerd worden door ze per groep onder een titelkopje weer te geven of door ze per groep op een apart tabblad te tonen in de beheerschermen. Op deze manier kunnen gegevens van eigen kenmerken toch overzichtelijk worden gepresenteerd.

Medewerker kosten

Bij medewerkers kan een kostprijs worden opgegeven zodat van een project ook uurkosten kunnen worden berekend. In de nieuwe rapportage “Urenregistratie > Rapportages vervolg > Project kosten & kenmerken” worden deze kosten nu gebruikt.

Infopagina

Elke module heeft een infopagina gekregen waarop een overzicht te zien is van alle actieve medewerkers per module en het totale aantal. Een actieve medewerker is een medewerker waarbij de status actief is en de datum in dienst in het verleden ligt of leeg is en de datum uit dienst in de toekomst ligt of leeg is.

Managementstructuur beheerscherm

Er is een nieuw beheerscherm speciaal voor het beheren van de managementstructuur. Niet alleen is het aanpassen van de structuur in dit scherm eenvoudiger dan in het medewerker beheerscherm, ook is de complete structuur eenvoudiger te overzien.

Codevelden 50 karakters

Codevelden waren beperkt tot 24 karakters. In de 3.1-versie is dit verruimd tot 50 karakters.

Kopieer projectstructuur

Naast de standaardprojecten functionaliteit waarmee snel op basis van een eerder gedefinieerde projectstructuur een nieuw project kan worden gemaakt heeft WATCH nu ook de mogelijkheid om bestaande projecten te kopiëren.

Suggestie keuzelijstenr

Alle keuzelijsten die uit kunnen groeien tot onoverzichtelijk lange lijsten zijn voorzien van de WATCH dropdownlist / suggestielijst functionaliteit. Dat betekent dat in die gevallen naast de vertrouwde keuzelijst ook de suggestieoptie aanwezig. Door in het suggestieveld beginnen te typen wordt een steeds kortere keuzelijst getoond.

xls-export van de beheerpagina’s

Alle standaard beheerpagina’s hebben een exportfunctie gekregen. Deze export houdt rekening met de in de beheerpagina toegepaste filters. De export is in xls-formaat voor gebruik in onder andere Excel.

Ondersteuning voor PHP 5 en MySQL 5

WATCH 3.1 is aangepast voor gebruik van zowel MySQL 4 en MySQL 5 als PHP 4 en PHP 5.

Urenregistratie

Resource toevoegen

Het is mogelijk om medewerkers in het urenregistratiescherm zelf resources te laten maken door ze uit bestaande lopende projecten en projectonderdelen te laten kiezen. Deze functionaliteit kan via het instellingenscherm aan of uit worden gezet.

Uren tot begroot

Naast de dagen tot de deadline is er in het urenregistratiescherm een veld dat de uren ten opzichte van de begrote uren weergeeft. Een medewerker kan zelf op deze manier eenvoudig het hem toegekende urenbudget in de gaten houden.

Nieuwe rapportage Contract versus geregistreerd

In deze rapportage worden per medewerker per week de uren die zijn geschreven en de uren die volgens contract hadden moeten zijn geschreven naast elkaar getoond. Eventuele te veel of te weinig gewerkte uren komen zo helder in beeld.

Artikel en kenmerk gebruik in urenregistratiescherm instelbaar

Artikelen en kenmerken konden al vanuit het urenregistratiescherm worden ingevoerd. Nu is het mogelijk om bij artikelen en kenmerken aan te geven bij welke projecten en projectonderdelen deze kenmerken of artikelen van een waarde kunnen worden voorzien.

Urenregistratie met begin- en eindtijd

Het is nu ook mogelijk om tijd te registreren door middel van het invoeren van een begin- en een eindtijd. De in het urenregistratiescherm getoonde uren zijn dan een optelling van een of meerdere paren van begintijd en eindtijd. Ook de met de timer geregistreerde tijden zijn als begin- en eindtijd te zien. Deze functionaliteit kan via het instellingenscherm aan of uit worden gezet.

Nieuwe “verwerkt”-status

Om te voorkomen dat uren uit WATCH, nadat deze zijn verwerkt voor andere administraties, nog in WATCH worden aangepast is er de mogelijkheid om uren te blokkeren door ze de status “verwerkt” te geven. In een aantal nieuwe schermen kunnen eenvoudig gegevens van meerdere medewerkers en over langere periodes in één keer worden voorzien (of worden ontdaan) van deze status.

Onmouserover in urenregistratiescherm

Door met de muis over de + icoon te gaan in het urenregistratiescherm worden in een popup de detailgegevens zoals opmerkingen, kenmerken en artikelen getoond zonder dat daarvoor het detailscherm hoeft te worden geopend.

Agenda & planning

Kleuren voor projecten en projectonderdelen

In de nieuwe versie kunnen kleurencombinaties van achtergrond en letters worden gedefinieerd. Deze kleuren kunnen vervolgens aan projecten of projectonderdelen worden gekoppeld. De gekozen kleurencombinaties worden vervolgens in de maandagenda en planbord gebruikt bij het tonen van planning-items voor die projecten of projectonderdelen.

Onmouseover in planbord

Door met de muis over een planning-item te bewegen wordt in een popup alle informatie van het item getoond zonder dat het detailscherm hoeft te worden geopend.

Feestdagen en weekenden overslaan

Bij het inplannen van langere periodes is het mogelijk om feestdagen en weekenden automatisch over te slaan. Welke dagen als feestdag tellen kan zelf worden ingesteld.

Instellingenpagina voor weergave planning

Hoe planning-items in de planning worden getoond is nu instelbaar. Welke velden worden getoond en in welke volgorde kan voor de maandplanner en het planbord afzonderlijk worden bepaald.

Afspraak als nieuw agenda-item soort

Naast algemene agenda-items en planning-items kunnen nu ook afspraken in de maandagenda en planbord worden ingevoerd. Waar bij een planning-item een project en projectonderdeel worden gepland wordt bij een afspraak een relatie en contactpersoon in de planning gezet.

Exportmogelijkheden voor zoeken pagina’s

Alle zoekpagina’s in WATCH Agenda & Planning zijn nu ook als xls-bestand te exporteren voor gebruik in bijvoorbeeld Excel.

Reservering in planningsoverzicht

In het planningsoverzicht kan weergegeven worden hoeveel van de ingeplande uren reserveringsuren zijn. Welke projectonderdelen voor reserveringen worden gebruikt kan worden ingesteld.

Kleureninstelling voor planningsoverzicht

In het planningsoverzicht worden de percentages ingeplande uren ten opzichte van de contracturen getoond. Welke kleuren worden gebruikt bij het weergeven van het percentage is instelbaar bij de systeeminstellingen.

Instelling voor te tonen periode in planbord

In het systeeminstellingenscherm kan nu uitgebreid gedefinieerd worden wat de default-periode is die in het planbord al bij de “van”- en “tot”-datum staat ingevuld als de planbordpagina wordt geopend.

Knipperen bij over-plannen

Als deze optie geactiveerd is zullen in het planbord dagen waar meer uren zijn gepland dan de werkbare uren van de medewerker knipperend worden weergegeven om zodoende meer in het oog te springen.

Disciplineoverzicht

In het disciplineoverzicht kan net als in het planoverzicht inzicht gegeven worden in beschikbaarheid op langere termijn. De beschikbare uren worden in dit nieuwe overzicht niet per medewerker gepresenteerd maar per discipline.

Titels blokkeren in planbord

Net als in Excel kunnen in het planbord de titels (data en medewerkers) worden vastgezet zodat ondanks horizontaal of vertikaal scrollen de context van de gegevens altijd duidelijk blijft.

Managerfilter in planbord

Het managerfilter is nu ook in het planbord actief. Dit betekent dat managers alleen de planning van hun eigen medewerkers kunnen zien en aanpassen als het managerfilter voor hen actief is.

Relatiebeheer

Relatie- en contactpersoonkenmerken selectiefilter

Bij het maken van een selectie kunnen naast relatiesoort en functie ook eigen kenmerken (mits die gebaseerd zijn op een vaste lijst met waarden) als filter worden gebruikt.

Maximum relaties- en contactpersoneninstelling

Om te voorkomen dat in de rapportages erg veel relaties of contactpersonen ineens op het scherm getoond worden kan een drempelwaarde ingesteld worden. Als het aantal te tonen relaties of contactpersonen boven deze drempel komt kan het resultaat eerst nog verder gefilterd worden.

Autorisatie relatiesoort en groepen

Indien gewenst kunnen relatiesoorten aan groepen toegekend worden om er voor te zorgen dat niet iedere gebruiker van WATCH Relatiebeheer toegang heeft tot alle relatiegegevens.

Autorisatie functies en groepen

Indien gewenst kunnen ook functies aan groepen toegekend worden om er voor te zorgen dat niet iedere gebruiker van WATCH Relatiebeheer toegang heeft tot alle contactpersonen.

Autorisatie van selecties voor groepen

Medewerkers die in dezelfde groep zitten kunnen elkaars selecties zien en gebruiken. Medewerkers uit andere groepen zien deze selecties niet. Er is nu een beheerscherm waar selecties voor iedereen kunnen worden vrijgegeven of van de ene groep naar de andere kunnen worden verplaatst. Deze autorisatie van selecties kan via het instellingenscherm worden aan- en uitgezet.

Mailmerge-instellingen

Welke velden in een mailmergetabel worden geplaatst en in welke volgorde en onder welke naam kan nu worden ingesteld in een mailmerge-instellingenset. Er kunnen meerdere mailmergesets worden gemaakt. Bij het maken van een mailmergebestand of tabel kan er één van deze sets worden gekozen.

Facturering

Factuurkenmerken als extra tab bij projecten

Bij het maken van een project in WATCH kan direct worden vastgelegd hoe het project uiteindelijk gefactureerd moet gaan worden. Ook kunnen afwijkende teksten, headers en footers worden ingesteld. Door van te voren alle keuzes rond facturering vast te leggen kunnen facturen nu ook in batch gegenereerd worden.

Batch genereren van facturen

Op basis van eerder vastgelegde factuurgegevens kunnen in één keer grote hoeveelheden facturen worden gemaakt. Na het aangeven van een te factureren periode worden voor alle projecten waarvoor in deze periode te factureren uren, artikelen of kosten worden gevonden, facturen gemaakt.

Repeterende artikelen en kosten

Door bij artikelen en kosten ook de mogelijkheid te geven een frequentie en looptijd aan te geven kunnen terugkerende artikelen en kosten voor bijvoorbeeld abonnementen automatisch steeds weer op facturen verschijnen. In combinatie met het batch genereren van facturen is hier veel tijdwinst mee te behalen.

Exportmogelijkheid voor facturenoverzicht

Het facturenoverzicht kan vanaf nu ook als xls-bestand worden geëxporteerd voor gebruik in bijvoorbeeld Excel.

Herinnering en aanmaning

Naast de factuur kan nu op basis van dezelfde gegevens ook eenvoudig een herinnering en aanmaning worden gegenereerd.

BTW-instellingen

De BTW-percentages, zoals die per factuurregel gekozen kunnen worden, kunnen vanaf nu worden beheerd in de systeeminstellingenpagina.

Artikelbijlageinstellingen

De opmaak van de artikelbijlage voor een factuur kan nu worden aangepast vanuit een eigen instellingenpagina. Van alle relevante velden kan worden aangegeven of deze getoond moeten worden, op welke plek ze getoond moeten worden en hoeveel breedte het veld krijgt op de artikelbijlagepagina.