- MUSTHAVE!
- WATCH modules
urenregistratie- nieuw in 3.1
- nieuw in 3.0
- nieuw in 2.6
| e-mail: telefoon: fax: |
info@musthave.nl 050-5779521 050-5779460 |
WATCH urenregistratie 2.6
Beschrijving functionaliteit
Validatie groep op hoofdlijnen
Projecten, Projectonderdelen, Resources, Medewerkers en Groepen
WATCH is een applicatie voor het ontsluiten en inwinnen van informatie rond projecten, medewerkers en relaties. WATCH is een webapplicatie, dus te gebruiken via internet of intranet.
Wanneer is een webapplicatie het juiste antwoord op uw automatiseringsvraag?
WATCH is een webapplicatie waar deze uitgangspunten in de praktijk worden gebracht. Urenregistratie is een goed voorbeeld van informatie inwinnen die door een brede groep medewerkers wordt aangeleverd. Het snel kunnen opzoeken van relatiegegevens is een goed voorbeeld van het distribueren van informatie binnen een organisatie. WATCH bestaat uit vier modules: WATCH Urenregistratie, WATCH Agenda & Planning, WATCH Relatiebeheer en WATCH Factureren. In dit document wordt de module WATCH Urenregistratie beschreven.
In de module WATCH Urenregistratie staat het project, de projectmedewerker en de projectmanager centraal. Een project wordt opgeknipt in projectonderdelen en aan deze projectonderdelen worden medewerkers gekoppeld met een urenbudget. De medewerkers schrijven hun uren. De projectmanager kan op basis van geplande en gewerkte uren inzicht verkrijgen in de projectvoortgang en productiviteit van zijn of haar projectmedewerkers.
In dit document wordt een zo compleet mogelijk beeld geschetst van de functionaliteit die WATCH Urenregistratie biedt. Als er na het lezen van dit document nog vragen of onduidelijkheden zijn, neem dan gerust contact met ons op of bekijk de applicatie online via de website www.musthave.nl.
Het urenregistratiescherm is het onderdeel van de applicatie waar de gebruiker de gewerkte uren in kan invullen. Horizontaal staan de dagen van de week. Er is zowel een vijf-dagenvariant (MA-DI-WO-DO-VR) als een zeven-dagenvariant (MA-DI-WO-DO-VR-ZA-ZO) beschikbaar.
Figuur 1 Urenregistratiescherm
Verticaal worden de projecten en projectonderdelen weergegeven waarvoor de ingelogde gebruiker geautoriseerd is. Er zijn twee verschillende manieren waarop de projectonderdelen getoond kunnen worden. Boven in het scherm kan via een keuzelijst gekozen worden uit "alle projectonderdelen tonen" en "groeperen per project". Bij de eerste mogelijkheid zijn alle projectonderdelen direct zichtbaar en kunnen de uren direct ingevuld worden. Bij de tweede mogelijkheid worden eerst alle projecten getoond en wordt door op het plusje naast een project te klikken de bijbehorende projectonderdelen getoond. Deze laatste mogelijkheid is met name handig als een gebruiker op veel projectonderdelen uren moet kunnen schrijven.
Door op de naam van een projectonderdeel te klikken wordt er een extra scherm geopend met informatie over de voortgang van het project.
Figuur 2 Detailscherm projectonderdeel
Naast de projectonderdeelnaam in het urenregistratiescherm kan het aantal dagen te gaan tot de verwachte einddatum van het projectonderdeel worden weergegeven. Met het dichterbij komen van de verwachte einddatum verandert de kleur van het veld waarin het aantal dagen staat steeds meer richting rood.
Door bij een projectonderdeel op een zwart klokicoon te klikken verandert het icoon in een rood klokje. Vanaf dat moment wordt de tijd voor dit projectonderdeel opgenomen. De klok wordt gestopt en de verstreken tijd wordt in het urenregistratiescherm ingevuld als er voor een tweede keer op het klokje bij hetzelfde projectonderdeel wordt geklikt of als er op een klokje van een ander projectonderdeel wordt geklikt. In het laatste geval begint voor het nieuwe projectonderdeel de tijd te lopen.
Wanneer de gewerkte uren zijn opgeslagen verschijnt er rechts van de ingevoerde uren een rood plusje +. Door hier op te klikken opent zich een nieuw scherm; het opmerkingenscherm. In dit scherm kan een opmerking of toelichting bij de eerder ingevoerde uren worden geschreven. Uren waarbij een opmerking is ingevoerd zijn te herkennen aan een zwart plusje +. Door hier op te klikken wordt het opmerkingenscherm weer geopend en kan de opmerking gelezen en eventueel aangepast worden.
Figuur 3 Opmerkingenscherm
Rechtsboven in het urenregistratiescherm zijn twee aankruisvakjes te zien. Het vakje met de tekst "gereed" kan gebruikt worden om aan te geven dat voor de betreffende week de gegevens compleet zijn. Als de gegevens gecontroleerd zijn kan een manager het vakje "gevalideerd" aankruisen (zie hoofdstuk Validatie). Hiermee staan de gegevens van de betreffende week vast waarna ze niet meer gewijzigd kunnen worden.
Afhankelijk van de instellingen staat naast de onderste knop "opslaan" de knop waarmee alle gegevens van de voorgaande week in één keer te kopiëren zijn naar de huidige week. Dat een gebruiker in één scherm eenvoudig een hele werkweek in kan voeren is één van de belangrijkste eigenschappen van WATCH Urenregistratie. Uren schrijven vindt niemand leuk werk, dus hoe eenvoudiger de gebruikersinterface hoe groter de kans op een succesvolle implementatie van een dergelijk systeem in een organisatie.
Afhankelijk van de instellingen is geheel rechts in het urenregistratiescherm een rij vinkvakjes te zien. Als hier een vinkje aan staat betekent dat dat de projectleider van het desbetreffende project de geschreven uren al heeft goedgekeurd. De uren voor dat projectonderdeel voor die week kunnen dan niet meer gewijzigd worden.
In het rapportagedeel van de applicatie worden de ingevoerde gegevens op gestructureerde wijze weergegeven. Bij WATCH Urenregistratie is een aantal standaardrapportages beschikbaar. Tot welke rapportages een gebruiker toegang heeft, is afhankelijk van de autorisatie zoals die door de applicatiebeheerder is toegekend aan de groep waar de gebruiker deel van uitmaakt.
Alle rapportages zijn als csv-bestand (Character Seperated Values) te downloaden door op de knop “exporteren” te klikken. Een dergelijk bestand kan geopend worden in spreadsheet programma's als Microsoft Excel.
De rapportage "Projecten" geeft informatie over alle projecten. Voordat de rapportage getoond wordt kunnen de projecten gefilterd worden op een aantal eigenschappen zoals “klant”, “project”, "van en tot", waarmee het datumbereik kan worden opgegeven en "projectfilter" waarmee gefilterd kan worden op de status van projecten.
Van elk project worden de projectonderdelen getoond. Per projectonderdeel wordt het aantal begrote uren getoond en de uren die er tot nu toe voor dat onderdeel zijn gemaakt. Ook wordt het verschil tussen die twee weergegeven. Een negatief getal betekent dat er meer aan een projectonderdeel gewerkt is dan dat er begroot is. Een positief getal geeft aan hoeveel uren er nog beschikbaar zijn voor het betreffende projectonderdeel.
Figuur 4 Projecten rapportage alle uren
De medewerkerversie van de projectrapportage geeft alleen de geplande en geschreven uren van de huidige gebruiker van het systeem. Hier kan een medewerker voor zichzelf zien hoeveel uren hij of zij al geschreven heeft op de toegekende projectonderdelen en hoeveel uren er nog over zijn.
In deze rapportage worden de begrote en geschreven uren per medewerker gegroepeerd weergegeven. Alle projectonderdelen waarop door de betreffende medewerker in de opgegeven periode uren zijn geschreven worden in dit overzicht getoond. Per projectonderdeel wordt het aantal begrote uren getoond en de uren die er tot nu toe voor dat onderdeel zijn gemaakt. Ook wordt het verschil tussen die twee weergegeven. Een negatief getal betekent dat er meer aan een projectonderdeel gewerkt is dan dat er begroot is. Een positief getal geeft aan hoeveel uren er nog beschikbaar zijn voor het betreffende projectonderdeel. Per project worden de totalen weergegeven van de getoonde begrote en geschreven uren evenals het totaal van de door de medewerker geschreven uren en de bijbehorende begrote uren.
Figuur 5 Medewerkerrapportage alle uren
Bij de medewerkerversie kunnen de begrote en geschreven uren van de huidige gebruiker, die op dat moment is ingelogd, bekeken worden.
De rapportage "Vrije Dagen" geeft een overzicht van alle geplande vrije dagen van alle medewerkers. Bij de systeeminstellingen kan worden ingesteld welke projectonderdelen gebruikt worden in de rapportage. Alle uren die op deze projectonderdelen worden geschreven komen in het rapport “Vrije dagen” terug.
Figuur 6 Vrije-urenrapportage
De rapportage "Planning" bevat informatie die gebruikt kan worden voor het inplannen van nieuwe projecten. Het rapport geeft een overzicht van de werkzaamheden per manager en/of medewerker in een bepaalde periode.
Figuur 7 Beschikbaarheid medewerkers t.b.v. planning
In de rapportage worden alle lopende projecten en alle projecten in voorbereiding weergegeven die aan een bepaalde medewerker zijn toegekend. Er wordt getoond hoeveel uren er aan de medewerker zijn toegewezen, hoeveel uren daarvan de medewerker al gemaakt heeft en het verschil daartussen. Dit verschil wordt uitgezet tegen het aantal uren dat de medewerker op grond van zijn contracturen per week beschikbaar is.
In de rapportage "Gefactureerd" wordt voor alle projecten per projectonderdeel een overzicht gegeven van de gefactureerde en nog te factureren uren.
Figuur 8 Rapportage “reeds gefactureerd” versus “nog te factureren”
De rapportage "Productief" toont een overzicht waarin bovenaan de naam en het aantal contracturen van de gekozen medewerker staan aangegeven. Daaronder worden, gesorteerd op tarief, de projectonderdelen getoond met de daarop geschreven uren. In de laatste kolom wordt aangegeven welk percentage van het door deze medewerker totale aantal geschreven uren aan een bepaald projectonderdeel is besteed. Onder aan de tabel worden de totalen van de niet-productieve, productieve en geschreven uren weergegeven.
Figuur 9 Rapportage productiviteit medewerker
Via de rapportage "Zoeken" is het mogelijk om in alle geregistreerde uren te zoeken. Het zoeken gebeurt op basis van een aantal vrij in te vullen parameters. Door te klikken op de knop "rapport tonen" worden de geschreven uren gezocht en vervolgens in tabelvorm weergegeven. Boven de tabel staat een overzicht van de toegepaste zoekparameters. Zowel bovenaan als onderaan de tabel wordt het totale aantal bij de zoekactie behorende uren weergegeven.
Figuur 10 Vrij zoeken in geschreven uren
Van de hierboven beschreven zoekfunctionaliteit is er ook een variant voor de ingelogde gebruiker. De rapportage is vrijwel identiek aan de voorgaande met als verschil dat er niet gekozen kan worden voor een medewerker of alle medewerkers. Alleen de uren van de huidige gebruiker kunnen worden doorzocht.
In de rapportage “Verzuim” wordt het verzuimpercentage per persoon en het voor een aantal personen gemiddelde verzuimpercentage berekend en gepresenteerd. Op basis van het aantal contracturen per week en de opgegeven periode wordt het aantal uren berekend dat de medewerker aanwezig zou moeten zijn. Dit wordt afgezet tegen het aantal uren dat er op de projectonderdelen voor verzuim zijn geschreven. De zo verkregen percentages worden in de rapportage per projectonderdeel en als totaal weergegeven.
Figuur 11 Rapportage Verzuim
De rapportage "Gearchiveerd" geeft informatie over alle projecten die de status gearchiveerd hebben gekregen. Van een gearchiveerd project zijn de afzonderlijk geregistreerde uren niet meer in het systeem aanwezig. Van elk project worden de projectonderdelen getoond. Per projectonderdeel wordt het aantal begrote uren getoond en de uren die er tot nu toe voor dat onderdeel zijn gemaakt. In de laatste kolom wordt het verschil tussen die twee weergegeven in een negatief en positief getal.
Figuur 12 Rapportage Gearchiveerd
De rapportage "Loonelementen" maakt het
mogelijk om gegevens uit WATCH te
presenteren en te exporteren ten behoeve van de salarisadministratie. Er kan
worden gedefinieerd welke projectonderdelen en welke kenmerken van geschreven
uren hiervoor worden gebruikt. In de rapportage wordt voor elk loonelement per
medewerker het totaal van het aantal geschreven uren in de gekozen periode
getoond.
Bovenin de rapportages worden eerst de loonelementen getoond die gebaseerd zijn
op projectonderdelen, onderin worden de loonelementen getoond
die gebaseerd zijn op kenmerken van geregistreerde uren.
Figuur 13 Rapportage Loonelementen
In deze rapportage worden de op een project geschreven uren gegroepeerd op basis van medewerkerkenmerken. In de normale projectenrapportage worden de uren getotaliseerd per project, projectonderdeel en resource; in de medewerker-kenmerkrapportage wordt getotaliseerd per project, projectonderdeel en kenmerk.
Deze rapportage is in basis gelijk aan de rapportage Projecten. Het enige verschil is dat in deze rapportage de uren niet voor het gehele project of een gekozen periode worden getotaliseerd, maar dat ze per kalendermaand gepresenteerd worden. Door een jaar, een maand of een aantal maanden te kiezen wordt bepaald welke maanden in de rapportage worden gepresenteerd.
Deze rapportage is in basis gelijk aan de rapportage Medewerkers. Ook hier is het enige verschil dat in deze rapportage de uren niet voor het gehele project en projectonderdeel of een gekozen periode wordt getotaliseerd, maar dat ze per kalendermaand gepresenteerd worden. Door een jaar, een maand of een aantal maanden te kiezen wordt bepaald welke maanden in de rapportage worden gepresenteerd.
Ook deze rapportage is in basis gelijk aan de rapportage Medewerkers. Het enige verschil is dat in deze rapportage geen uren maar bedragen worden getoond. De bedragen worden verkregen door de uren te vermenigvuldigen met het uurtarief op projectonderdeelniveau.
De uitkomst van deze rapportage kan goed gebruikt worden om in bijvoorbeeld Excel een grafiek te maken die het verloop van een project door de tijd weergeeft. Per week worden de begrote en de werkelijke uren naast elkaar gezet. Ook wordt van beide soorten uren de cumulatieve waardes getoond.
Vanuit het validerenscherm kan een manager de ingevulde weken beoordelen, eventueel aanpassen en de week valideren. Wanneer uit het menu de optie "valideren" wordt gekozen verschijnt er een lijst met alle gebruikers die uren mogen schrijven. Door hier een keuze te maken wordt het urenregistratiescherm van de betreffende medewerker getoond. Met behulp van de knoppen "<< week terug" en "week vooruit>>" kan naar de te valideren week worden gebladerd. Een vinkje in het vakje "gereed" geeft aan dat de medewerker de week al heeft ingeleverd. Alvorens de ingevoerde uren van de betreffende week te valideren kunnen de gegevens nog gewijzigd worden. Als het vakje "gecontroleerd" wordt aangevinkt en op de knop "opslaan" wordt geklikt is de week gevalideerd. Een medewerker kan de gegevens van een gevalideerde week niet meer wijzigen.
Figuur 14 Validatie ingeleverde weekstaten
Van de validatieschermen zijn twee versies beschikbaar. In de eerste versie (valideren totaal) worden alle medewerkers getoond in de lijst met medewerkers. In de tweede versie (valideren team) worden alleen die medewerkers getoond waarvan de huidige gebruiker de manager is. Verder is de functionaliteit van de twee versies identiek.
Bij gebruik van het validatieoverzicht moet eerst een jaar gekozen worden. Standaard staat het laatste jaar geselecteerd dat nog ongevalideerde gegevens bevat. Na keuze van het jaar verschijnt een overzicht van alle gebruikers die uren mogen schrijven met daar achter de weken die nog niet zijn ingeleverd en de weken die nog niet zijn gevalideerd.
Figuur 15 Rapportage “nog in te leveren” en “nog te valideren” weken.
Net als bij het validatiescherm is er van dit overzicht een versie met alle medewerkers en een versie met de medewerkers waarvan de huidige gebruiker de manager is.
In validatiescherm "Groep" zijn in één keer alle geschreven uren van alle medewerkers waarvan de gebruiker manager is te valideren. De uren zijn hier samengevoegd tot drie groepen uren namelijk reguliere uren, vakantie-uren en ziekte-uren. Deze uren worden getoond met de contracturen per week voor de medewerker en met het verschil tussen de contracturen en de geregistreerde uren. Per medewerker kunnen de “gereed” gegeven uren hier worden gevalideerd.
Figuur 16 Groep valideren op hoofdlijnen
Validatie kan in WATCH op twee niveaus: op projectniveau en op medewerkerniveau. Projectleiders kunnen de uren valideren die medewerkers op hun projecten hebben geschreven. Managers kunnen alle uren valideren die door hun medewerkers zijn geschreven. In het validatiescherm van de projectleider wordt getoond welke uren er al door de manager zijn gevalideerd en in het validatiescherm van de manager is te zien welke uren al door de projectleider zijn gevalideerd.
Figuur 17 Validatie door projectleiders
In het beheerdeel van de applicatie worden reeds ingevoerde gegevens op een gestructureerde wijze weergegeven en kunnen nieuwe gegevens worden ingevoerd. Het betreft hier de volgende gegevensbronnen:
In onderstaande tekst wordt de samenhang tussen de brongegevens uit de beheerschermen duidelijk:
Voor een klant wordt een project uitgevoerd en dit project is opgedeeld in een aantal projectonderdelen. Deze projectonderdelen worden toegekend aan medewerkers. Welke medewerker werk mag verrichten voor een projectonderdeel wordt vastgelegd bij resources. De medewerkers zijn (in verband met de autorisatie van de applicatie) ingedeeld in groepen.
Alle beheerschermen hebben dezelfde indeling. Links is altijd een overzicht van de aanwezige klanten, projecten, e.d., met de knoppen “wijzig” en “verwijder”. Rechts is het invoerscherm voor nieuwe klanten, projecten, e.d.
Voor klanten lopen we in dit document het hele beheerscherm een keer door, voor de andere beheerpagina’s geldt dezelfde functionaliteit.
In het linkerdeel van het scherm zijn in dit geval de eerste 20 klanten te zien. Het aantal klanten dat te zien is bij het openen van het scherm is overigens in te stellen bij Instellingen en is afhankelijk van de ingestelde schermresolutie. Met de knoppen bovenaan kan er door de gegevens gemanoeuvreerd worden. Onder de kopjes “code”, “naam” en “plaats” zitten drie invoervelden. Hierin kan een deel van de code, naam of plaats ingevuld worden en zo de set getoonde klanten wat kleiner gemaakt worden. Bij het opstarten van de beheerschermen is standaard aan de rechterkant het scherm aanwezig voor het invoeren van nieuwe gegevens, in dit geval dus een nieuwe klant. Naast de gevonden klanten zitten in het rood de linken om de gegevens van een klant te wijzigen en om een klant te verwijderen. Bij het verwijderen van een klant worden tevens de projecten, projectonderdelen, resources en geschreven uren voor die klant verwijderd (eventueel na een waarschuwing). Er kan in dit scherm ook voor gekozen worden om de status van de klant op ‘gesloten’ te zetten.
Op deze manier zijn alle beheerstaken (invoer, wijzigen en verwijderen) overzichtelijk in hetzelfde scherm te benaderen.
Figuur 18 Beheerscherm voor klanten
De functionaliteit voor het beheren van deze gegevens is gelijk aan die voor klanten. Ook hier dus links een overzichtscherm en rechts afwisselend functionaliteit voor invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens. Bij het beheren van deze onderdelen kan er altijd voor gekozen worden om de status op ‘gesloten’ te zetten. Bij het beheren van bijv. medewerkers betekent ‘gesloten’ dat deze medewerker in een groot aantal schermen van WATCH niet meer getoond wordt. De uren die door gesloten medewerkers zijn geschreven worden wel in de projectrapportages meegenomen.
Het scherm "Projecten++" biedt de mogelijkheid de volgende drie gegevensbronnen in hun logische samenhang te beheren:
Er kunnen in dit scherm zowel nieuwe projecten worden gedefinieerd als bestaande projecten worden gewijzigd.
Figuur 19 Beheerscherm voor invoer totaal project.
Door op deze manier de projecten, projectonderdelen en de resources in één scherm te tonen, ontstaat er een goed overzicht tijdens de invoer. Bovenin is één project te zien, daaronder alle projectonderdelen van dat project en onderaan de resources van het geselecteerde projectonderdeel. Net als in de beheerschermen bij projectonderdelen en resources kunnen hier gegevens worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd.
Rechtsonder in het scherm zit nog de “invoerversneller”. Door hier een manager te kiezen en een aantal uren in te voeren kunnen alle medewerkers die onder de gekozen manager vallen in één keer aan een projectonderdeel worden gekoppeld met een urenbudget.
Loonelementen zijn bijzonderheden voor de salarisadministratie zoals overwerk en verzuim. Om aan de salarisadministratie aan te geven wat voor overwerk, verzuim, etc. er voor een medewerker in een bepaalde maand heeft plaatsgevonden worden loonelementen gedefinieerd en aan geschreven uren gekoppeld.
Figuur 20 Beheerscherm voor loonelementen
Standaardprojecten zijn projecten met bijbehorende projectonderdelen en resources die gebruikt kunnen worden om snel nieuwe projecten met een gelijksoortige structuur te maken. Bij “Projecten”, “Projectonderdelen” en “Resources” kan het standaardproject worden gedefinieerd.
Bij “Invoer” kan op basis van een standaardproject een nieuw project worden ingevoerd. Uit de lijst “standaard project” kan een dergelijk standaardproject worden geselecteerd. Vervolgens wordt de klant gekozen waarvoor het project moet worden aangemaakt en wordt een projectcode gekozen.
Figuur 21 Project maken met een standaardproject
In het wachtwoordscherm kan de op dat moment ingelogde gebruiker het wachtwoord wijzigen. Een beheerder kan altijd in de beheerschermen de wachtwoorden van alle gebruikers wijzigen.
Figuur 22 Wachtwoord wijzigen door medewerker
In het autorisatiescherm kan door een beheerder worden aangegeven welke functionaliteit aan welke gebruikersgroep wordt toegekend.
Boven in het autorisatiescherm verschijnen alle gedefinieerde groepen. Door op één van de namen te klikken worden daaronder de autorisatiegegevens voor die gebruikersgroep getoond. Door een vinkje te zetten in het vakje behorende bij een bepaalde functionaliteit, wordt die functionaliteit toegekend aan alle medewerkers die behoren tot de geselecteerde groep. Wanneer het vinkje wordt verwijderd wordt de betreffende functionaliteit aan alle gebruikers van de groep ontnomen.
Figuur 23 Autorisatie WATCH functionaliteit per gebruikersgroep
In het gebruikersinstellingenscherm kunnen ingelogde medewerkers hun persoonlijke instellingen wijzigen. Bij de instellingen met een * moet er opnieuw ingelogd worden voordat de wijzigingen van kracht zijn.
Figuur 24 Gebruikersinstellingen
In het systeeminstellingenscherm kunnen de standaard gebruikersinstellingen en overige systeeminstellingen ingevoerd en gewijzigd worden.
Figuur 25 Systeeminstellingen
In het archiverenscherm kunnen oude projecten afgesloten worden en de afzonderlijk geschreven uren uit het systeem worden verwijderd. Er wordt eerst een lijst getoond met alle projecten waaruit gekozen kan worden. Door op de knop "zoeken" te klikken wordt een overzicht getoond van het geselecteerde project. Het archiveren van het getoonde project bestaat uit vier stappen. Projecten sluiten, de eindscore van geschreven uren berekenen en opslaan, de afzonderlijke uren te exporteren naar een csv-bestand waarin detailinformatie van de afzonderlijk geschreven uren bewaard blijft en het verwijderen van deze uren uit het systeem.
Figuur 26 Archiveren oude projecten
Via het kenmerkeninstellingenscherm is het mogelijk de eigen kenmerken van de geschreven uren te beheren. Een kenmerk is een zelf te definiëren eigenschap waar, in het opmerkingenscherm van de urenregistratie, een waarde aan kan worden toegekend. Door bijvoorbeeld een kenmerk met de naam "kilometers" aan te maken kan er bij alle geschreven uren aangegeven worden hoeveel kilometers er voor die uren zijn gereden. De kenmerkwaarden die aan de uren zijn toegekend kunnen in het zoekscherm bij rapportages weer gepresenteerd worden.
Figuur 27 Kenmerken beheer scherm
Via het domeineninstellingenscherm is het mogelijk de domeinen te beheren die bij kenmerken gebruikt kunnen worden. Om een bestaand domein te bewerken moet het domein eerst uit de keuzelijst worden gekozen. Alle bestaande domeinwaarden van dit domein worden vervolgens getoond. Deze kunnen gewijzigd of verwijderd worden en er kunnen nieuwe waarde aan het domein worden toegevoegd. Tevens kan de volgorde worden bepaald waarin de waardes in de domeinenlijst moeten worden getoond.
Figuur 28 beheerscherm voor domeinen
In WATCH is voor elke scherm een uitgebreide helpfunctie aanwezig. Deze help wordt dynamisch samengesteld op basis van de functionaliteit die in het autorisatiescherm is aangegeven. Dit betekent dat een gebruiker alleen helponderwerpen tot zijn beschikking heeft van de functionaliteit die hij in zijn applicatie ziet. Aan de linkerkant van het scherm worden dezelfde tabbladknoppen weergegeven die ook in de applicatie worden gebruikt.
Figuur 29 Online help
We onderscheiden in het model van WATCH Urenregistratie de volgende gegevensbronnen:
In onderstaande tekst wordt de samenhang tussen deze begrippen getoond:
Voor een klant wordt een project uitgevoerd en dit project is opgedeeld in een aantal projectonderdelen. Deze projectonderdelen worden toegekend aan medewerkers. Welke medewerker werk mag verrichten voor een projectonderdeel wordt vastgelegd bij resources. De medewerkers zijn (in verband met de autorisatie van de applicatie) ingedeeld in groepen.
Klant/relaties: Onder klant wordt een bedrijf of organisatie verstaan waarvoor opdrachten kunnen worden uitgevoerd. Onder relaties worden de leveranciers, concurrenten, prospects, e.d. verstaan.
Projecten: Projecten zijn de opdrachten die voor een klant uitgevoerd gaan worden. De klant kan het bedrijf zelf zijn (INTERN) of een externe opdrachtgever.
Projectonderdelen: Een project kan onderverdeeld worden in projectonderdelen. Het bouwen van applicatie X (een project) kan bijvoorbeeld opgesplitst worden in de projectonderdelen: werkzaamheden ontwerp, bouw, testen en implementatie.
Resources: Resources is de naam die gebruikt wordt voor de combinatie van een medewerker, een projectonderdeel en het aantal uren dat die medewerker aan het projectonderdeel mag besteden. Aan één projectonderdeel kunnen dus meerdere resources zijn gekoppeld.
Medewerkers: Een medewerker is een gebruiker van het systeem en een persoon die (als resource) voor een bepaald projectonderdeel een urenbudget toegewezen kan krijgen. Een medewerker kan de manager zijn van andere medewerkers, maar de manager zelf blijft ook een medewerker die zelf aan projectonderdelen kan werken en uren kan schrijven.
Groepen: Een groep wordt gebruikt om een aantal medewerkers eenzelfde gebruikersprofiel te geven. Dit is een andere groepering dan manager en de medewerkers die worden gemanaged. Denk bij groepen aan soorten gebruikers als een gewone gebruiker, een gebruiker die weekstaten van anderen moet valideren, een beheerder die nieuwe gebruikers aanmaakt en dergelijke.