- MUSTHAVE!
- WATCH modules
urenregistratie- nieuw in 3.1
- nieuw in 3.0
- nieuw in 2.6
| e-mail: telefoon: fax: |
info@musthave.nl 050-5779521 050-5779460 |
WATCH relatiebeheer 2.6
Beschrijving functionaliteit
Contactpersonen, Soorten relaties, Functies, Medewerkers en Groepen
WATCH is een applicatie voor het ontsluiten en inwinnen van informatie rond projecten, medewerkers en relaties. WATCH is een webapplicatie, dus te gebruiken via internet of intranet.
Wanneer is een webapplicatie het juiste antwoord op uw automatiseringsvraag?
WATCH is een webapplicatie waar deze uitgangspunten in de praktijk worden gebracht. Urenregistratie is een goed voorbeeld van informatie inwinnen die door een brede groep medewerkers wordt aangeleverd. Het snel kunnen opzoeken van relatiegegevens is een goed voorbeeld van het distribueren van informatie binnen een organisatie. WATCH bestaat uit vier modules: WATCH Urenregistratie, WATCH Agenda & Planning, WATCH Relatiebeheer en WATCH Factureren. In dit document wordt de module WATCH Relatiebeheer beschreven.
In de module WATCH Relatiebeheer staat de relatie, de contactpersonen en de contactenmomenten met een relatie centraal.
In dit document wordt een zo compleet mogelijk beeld geschetst van de functionaliteit die WATCH Relatiebeheer biedt. Als er na het lezen van dit document nog vragen of onduidelijkheden zijn, neem dan gerust contact met ons op of bekijk de applicatie online via de website www.musthave.nl.
Het relatiescherm is de ingang voor het raadplegen en bijhouden van relatiegegevens. Als het scherm wordt geopend, wordt de keuzelijst met relaties getoond. De lijst met relaties kan worden gefilterd op relatiesoort. Deze relatiesoorten zoals bijvoorbeeld “klant” of “leverancier” kunnen bij “Soort relatie” bij Beheer worden gedefinieerd. Door op de optie “toevoegen relaties” te klikken kan een nieuwe relatie worden ingevoerd. Na het kiezen van een relatie wordt de bijbehorende informatie getoond.
Figuur 1 Relaties overzichtscherm
Wat een gebruiker van de applicatie te zien krijgt na het inloggen in de applicatie hangt af van de hem of haar toegekende rechten. In het scherm zoals het hierboven is afgebeeld worden alle mogelijk opties van het scherm getoond. Het instellen van rechten gebeurt bij Instellingen. Dit komt later in dit document nog aan bod.
Onder de keuzelijst met de organisaties is het scherm in drie niveaus opgedeeld: organisaties, contactpersonen en contacten.
Bovenaan worden de algemene gegevens van de organisatie getoond. Door middel van de opties aan de rechterkant van dit deel van het scherm, kunnen de gegevens van deze organisatie worden beheerd en er kan een e-mailbericht gericht aan de organisatie worden aangemaakt. De rechten van de ingelogde gebruiker bepalen welke acties er kunnen worden verricht.
wijzigen Door op deze optie te klikken wordt een scherm geopend waarin de gegevens van de organisatie aangevuld of gewijzigd kunnen worden.
verwijderen Door op deze optie te klikken wordt het scherm geopend waarmee een organisatie met alle bijbehorende contactpersonen en contacten kan worden verwijderd, na een waarschuwing.
contactpersoon toevoegen Door op deze optie te klikken wordt een scherm geopend waarin een nieuwe contactpersoon aan de organisatie kan worden toegevoegd. Deze contactpersoon is daarna in het middelste deel van de pagina zichtbaar.
contact invoeren Door op deze optie te klikken wordt een scherm geopend waarin een beschrijving kan worden ingevoerd van de communicatie die met de geselecteerde organisatie heeft plaatsgevonden. De organisatie, de medewerker en de huidige datum zijn al ingevuld.
Figuur 2 Contact invoeren bij organisatie
e-mail organisatie Door op deze optie te klikken wordt in het standaard mailprogramma van de gebruiker een nieuwe e-mail aangemaakt waarin het e-mailadres van de organisatie al op de juiste plek is ingevuld.
relatie soorten Door op deze optie te klikken wordt een scherm geopend waarin de organisatie bij een relatiesoort kan worden ingedeeld. Welke soorten er in de keuzelijst voorkomen kan in het beheerdeel van de applicatie worden bepaald. Een organisatie kan tot meerdere relatiesoorten behoren. Zo kan een organisatie zowel klant als leverancier zijn. De indeling van relaties in relatiesoorten wordt ook in het "Mailing"-gedeelte van de applicatie gebruikt.
Figuur 3 Relatiesoorten toekennen
In het scherm “Soort relatie” bij Instellingen is er de mogelijkheid om in één scherm meerdere relaties in meerdere relatiesoorten in te delen. Dit scherm komt later in dit document nog aan bod.
In het midden van het scherm wordt informatie over alle contactpersonen behorende bij de gekozen organisatie weergegeven. Ook hier staat rechts een aantal opties waarmee de gegevens kunnen worden beheerd of waarmee een e-mail aangemaakt kan worden. De rechten van de ingelogde gebruiker bepalen welke acties er kunnen worden verricht.
wijzigen Door op deze optie te klikken wordt een scherm geopend waarin de gegevens van de contactpersoon aangevuld of gewijzigd kunnen worden.
verwijderen Door op deze optie te klikken wordt het scherm geopend waarmee een contactpersoon, na een waarschuwing, met alle bijbehorende contacten kan worden verwijderd.
contact invoeren Door op deze optie te klikken wordt een scherm geopend waarin een beschrijving kan worden ingevoerd van de communicatie die met een contactpersoon heeft plaatsgevonden. De organisatie, de contactpersoon, de medewerker en de huidige datum zijn al ingevuld. Dit contact is daarna in het onderste deel van de pagina zichtbaar.
Figuur 4 Contact invoeren contactpersoon
e-mail contactpersoon Door op deze optie te klikken wordt in het standaard mailprogramma van de gebruiker een nieuwe e-mail aangemaakt waarin het e-mailadres van de contactpersoon al op de juiste plek is ingevuld.
mm Door op deze optie te klikken wordt er voor de ingelogde medewerker een mailmerge-tabel aangemaakt met daarin de persoonsgegevens en adresgegevens van de betreffende contactpersoon. Als er bij een andere contactpersoon nog een keer op de “mm”-optie wordt geklikt worden de gegevens in de mailmergetabel vervangen door de gegevens van de nieuwe contactpersoon. Door in een mailmerge-template naar de persoonlijke mailmerge-tabel te verwijzen kan er eenvoudig een brief gegenereerd worden met daarin de persoonsgegevens en adresgegevens van de laatst geselecteerde contactpersoon.
functies Door op deze optie te klikken wordt een scherm geopend waarin deze contactpersoon kan worden ingedeeld in een bepaalde functie. Een contactpersoon kan meerdere functies vervullen. Zo kan een contactpersoon directeur van de organisatie zijn, maar ook verantwoordelijk zijn voor financiële zaken of de automatisering. Welke functies er in de keuzelijst voorkomen kan in het beheergedeelte van de applicatie worden bepaald. De indeling in functies wordt ook in het mailinggedeelte van de applicatie gebruikt.
Figuur 5 Functies toekennen
Bij Instellingen is er de mogelijkheid om in één scherm meerdere contactpersonen in meerdere functies in te delen. Dit scherm komt later in dit document nog aan bod.
Onderaan in het scherm staat een overzicht van alle contacten die er voor dit bedrijf zijn geregistreerd. Een contact is een beschrijving van de communicatie die heeft plaatsgevonden met een contactpersoon van de geselecteerde organisatie.
Boven de gegevens van de contacten wordt weergegeven hoe vaak er contact is geweest met de organisatie. De kolomnamen bovenaan in het overzicht kunnen gebruikt worden voor het sorteren van de gegevens. Als de gebruiker naast Relatiebeheer beschikt over Urenregistratie en/of Agenda & Planning van Watch kan hier ook gesorteerd worden op project en projectonderdeel. Door bijvoorbeeld op datum te klikken worden de gegevens op chronologische volgorde geplaatst. Nog een keer klikken op de kolomnaam draait de sortering om. Via de optie details>> kunnen eventuele aantekeningen worden bekeken en/of wijzigingen in de contactinformatie worden aangebracht.
Figuur 6 Ingevoerde contacten raadplegen
Via de optie verwijderen kan een contact worden verwijderd.
In het rapportagedeel van de applicatie worden de ingevoerde gegevens op gestructureerde wijze weergegeven. De rapportages "Relaties" en "Contactpersonen" zijn statisch. De rapportage "Contacten" wordt gegenereerd op basis van parameters die door de gebruiker zelf ingevuld kunnen worden.
Deze rapportage biedt een totaaloverzicht van alle in het systeem ingevoerde relaties en is alfabetisch gesorteerd op de relatiecode.
Figuur 7 Rapportage van alle relaties
Dit scherm kan gebruikt worden als een e-mail- en telefoonboek om snel een organisatie te benaderen. De lijst met relaties wordt getoond in alfabetische volgorde en kan gefilterd worden door uit de keuzelijst een relatiesoort te kiezen. Alleen relaties die in de gekozen relatiesoort zijn ingedeeld worden dan in het overzicht getoond. Een rode letter betekent dat er voor die letter relaties aanwezig zijn. Door op een rode letter te klikken springt het scherm naar de bijbehorende relaties.
De e-mailadressen worden weergegeven als hyperlink. Door hier op te klikken wordt in het standaard mailprogramma van de gebruiker een nieuw e-mailbericht aangemaakt waarin het e-mailadres van de organisatie al op de juiste plek is ingevuld.
Door op de context>> optie te klikken wordt het beginscherm van relatiebeheer getoond met de relatiegegevens, contactpersonen en contacten. De gegevens worden getoond in een nieuw browser-window.
Deze rapportage biedt een totaaloverzicht van alle in het systeem ingevoerde contactpersonen en is alfabetisch gesorteerd op achternaam.
Figuur 8 Rapportage van alle contactpersonen
Dit scherm kan gebruikt worden als een e-mail- en telefoonboek om snel een contactpersoon te benaderen. De lijst met contactpersonen wordt getoond in alfabetische volgorde en kan gefilterd worden door uit de keuzelijsten een relatiesoort en/of een functie te kiezen. Alleen contactpersonen van relaties die in de gekozen relatiesoort zijn ingedeeld en die zijn ingedeeld in de gekozen functie worden dan in het overzicht getoond. Een rode letter betekent dat er voor die letter contactpersonen aanwezig zijn. Door op een rode letter te klikken springt het scherm naar de bijbehorende contactpersonen.
De e-mailadressen worden weergegeven als hyperlink. Door hier op te klikken wordt in het standaard mailprogramma van de gebruiker een nieuw e-mailbericht aangemaakt waarin het e-mailadres van de contactpersoon al op de juiste plek is ingevuld.
Door op de mm optie te klikken wordt er voor de ingelogde medewerker een mailmerge-tabel aangemaakt met daarin de persoonsgegevens en adresgegevens van de betreffende contactpersoon. Als er bij een andere contactpersoon nog een keer op de mm-optie wordt geklikt worden de gegevens in de mailmerge-tabel vervangen door de gegevens van de nieuwe contactpersoon. Door in een mailmerge-brief naar de persoonlijke mailmerge-tabel te verwijzen kan er eenvoudig een brief gegenereerd worden met daarin de persoonsgegevens en adresgegevens van de laatst geselecteerde contactpersoon.
Door op de context>> optie te klikken wordt het beginscherm van Relatiebeheer getoond met de relatiegegevens, contactpersonen en contacten. De gegevens worden getoond in een nieuw browser-window.
Deze rapportage wordt gebruikt om te zoeken naar bepaalde contacten. Als de gebruiker naast Relatiebeheer beschikt over Urenregistratie en/of Agenda & Planning van Watch kan hier ook gesorteerd worden op project en projectonderdeel. In de invoervelden onder de kolom datum kunnen de begin- en einddatum worden opgeven van de periode waarover contactinformatie gewenst is. In de overige velden kunnen (delen van) woorden worden ingevoerd als filter.
Figuur 9 Zoeken in alle geregistreerde contacten
Het is mogelijk om in meerdere of zelfs alle velden tegelijk een criterium in te vullen. Door op de knop "zoeken" te klikken worden de contacten die aan de zoekcriteria voldoen getoond. De rapportage kan worden gesorteerd op elk van de getoonde kolommen door op de kolomnamen te klikken. Door een tweede keer op de kolomnaam te klikken draait de sortering om.
Door bij een in de rapportage opgenomen contact op de optie details>> te klikken, kunnen eventuele aantekeningen worden bekeken en/of wijzigingen in de contactinformatie worden aangebracht.
De menuoptie "Mailing" biedt de mogelijkheid een selectie samen te stellen, te bewaren en te gebruiken voor het versturen van e-mailberichten of het maken van brieven en etiketten via mailmerge. Met behulp van deze voorzieningen kan een specifiek deel van het totale bestand van relaties en contactpersonen worden benaderd.
De eerste stap richting e-mail en mailmerge is het maken en bewaren van een selectie. In het selectiescherm zijn twee keuzelijsten zichtbaar. De ene lijst toont de beschikbare "relatie soorten" en de andere lijst de beschikbare "functies". Het is mogelijk om in deze lijsten meerdere opties te selecteren (e figuur 10).
Figuur 10 Selecties samenstellen en bewaren
Door vervolgens op de knop "maak selectie" te klikken verschijnt er een tabel met alle contactpersonen die aan de selectiecriteria voldoen. In het vakje aan het eind van iedere regel van de tabel staat een vinkje. Alvorens de selectie een naam te geven en deze op te slaan, is het mogelijk de selectie te verkleinen door bij bepaalde personen het vinkje weg te halen. Zodra een selectie is opgeslagen kan deze in het e-mail- en/of mailmerge-scherm worden gebruikt.
In eerste instantie is in het e-mailscherm alleen een keuzelijst zichtbaar met daarin alle bewaarde selecties. Deze selecties zijn gecreëerd in het scherm "Selecteren". Door uit de lijst een selectie te kiezen wordt het e-mailscherm getoond. De e-mailadressen uit de selectie staan nu in het "aan"-veld. Nadat de overige velden zijn ingevuld kan het e-mailbericht worden verzonden via de e-mailserver door op de knop "versturen" te klikken.
Figuur 11 E-mailscherm voor e-mailen aan groepen contactpersonen
In eerste instantie is in het e-maillijstscherm alleen een keuzelijst zichtbaar met daarin alle bewaarde selecties. Deze selecties zijn gecreëerd in het scherm "Selecteren". Door uit de lijst een selectie te kiezen wordt het e-maillijstscherm getoond.
Figuur 12 E-maillijst maken
De e-mailadressen uit de selectie staan nu ineens allemaal in het veld "e-mailadressenlijst". Door op de knop "selecteer alles" te klikken worden alle e-mailadressen geselecteerd om naar een e-mailprogramma gekopieerd te worden. Als de browser die gebruikt wordt Internet Explorer is (hoger dan versie 4) dan worden door het klikken op de knop ook direct de adressen gekopieerd.
In het mailmerge-scherm dient eerst een bewaarde selectie
uit de lijst te worden gekozen. Onder de keuzelijst met de selecties staan drie
regels met "extra kolommen". De daarbij behorende keuzevakjes staan
standaard aangevinkt. Voor elke aangevinkte regel wordt een extra kolom in het
mailmerge-bestand of de tabel opgenomen. Nadat vervolgens is aangegeven op
welke variabele de resultaten gesorteerd moeten worden kan een tabel worden
aangemaakt. Deze tabellen zijn te gebruiken als gegevensbron voor mailmerge-acties
in verschillende applicaties, waaronder natuurlijk Microsoft Word. De
mailmerge-tabellen kunnen door op het 
icoon
te klikken als CSV-bestand (Character Separated Values) worden opgeslagen of ze
kunnen via ODBC rechtstreeks voor mailmerge worden ingezet.
Figuur 13 Mailmerge-tabel maken
aanhef
In deze kolom wordt een aanhef opgenomen die is gebaseerd op het geslacht van de contactpersoon, het tussenvoegsel en de achternaam. Bij een man wordt er ‘Geachte heer + tussenvoegsel + achternaam’ in de kolom weergegeven, bij een vrouw wordt dit ‘Geachte mevrouw + tussenvoegsel + achternaam’. Is het geslacht onbekend dan wordt de tekst ‘Geachte heer/mevrouw + tussenvoegsel + achternaam’ in de kolom geplaatst.
t.a.v.
In deze kolom wordt een ‘ter attentie van’-tekst opgenomen die is gebaseerd op het geslacht van de contactpersoon, de voorletters, het tussenvoegsel en de achternaam. Bij een man wordt er ‘t.a.v. de heer voorletters + tussenvoegsel + achternaam’ in de kolom weergegeven, bij een vrouw wordt dit ‘t.a.v. mevrouw + voorletters + tussenvoegsel + achternaam’. Is het geslacht onbekend dan wordt de tekst ‘t.a.v. de heer / mevrouw + voorletters + tussenvoegsel + achternaam’ in de kolom geplaatst.
adres of postbus
In deze kolom wordt het postadres of (indien van toepassing) het postbusnummer geplaatst.
Wanneer alle in het bestand of de tabel op te nemen onderdelen zijn gedefinieerd, kan worden aangegeven of de resultaten in het bestand of de tabel op achternaam, op postcode of op relatiecode gesorteerd moeten worden.
In het beheerdeel van de applicatie vinden we schermen om de ingevoerde gegevens op een gestructureerde manier weer te geven. We onderscheiden de volgende gegevensbronnen:
Een klant(relatie) is een bedrijf of organisatie waar meerdere contactpersonen werkzaam zijn. De verhouding die er is ten aanzien van het bedrijf wordt uitgedrukt door het bedrijf in te delen in een of meer soorten relaties. Welke rol een contactpersoon bij het bedrijf of organisatie uitoefent kan worden weergegeven door de contactpersoon in te delen in een of meer functies. Een medewerker heeft contact met een contactpersoon, en legt daar gegevens van vast. Welke mogelijkheden de medewerker krijgt binnen WATCH is afhankelijk van de rechten die de groep heeft waar hij deel van uitmaakt.
Voor klanten lopen we in dit document het hele beheerscherm één keer door, voor de rest van de beheerpagina’s geldt dezelfde functionaliteit.
In het linkerdeel van het scherm zijn in dit geval de eerste 20 klanten te zien. Met de knoppen bovenaan kan er door de gegevens gemanoeuvreerd worden. Onder de kopjes “klantcode”, “klantnaam” en “plaats” zijn drie invoervelden. Hierin kan er een deel van de code, naam of plaats ingevuld worden en zo de set getoonde klanten wat kleiner gemaakt worden. Bij het opstarten van de beheerschermen is standaard aan de rechterkant het scherm aanwezig voor het invoeren van nieuwe gegevens, in dit geval dus een nieuwe klant. Naast de gevonden klanten is een rode link om een klant te verwijderen (eventueel na een waarschuwing wanneer er nog projecten e.d. aan deze klant zijn verbonden) en om de gegevens te wijzigen. Op deze manier zijn alle beheertaken (invoer, wijzigen en verwijderen) overzichtelijk in hetzelfde scherm te benaderen.
Figuur 14 Beheerscherm voor klanten
De functionaliteit voor het beheren van deze gegevens is gelijk als die voor klanten. Ook hier is links een overzichtscherm en rechts afwisselend functionaliteit voor wijzigen, verwijderen en helemaal rechts, toevoegen van gegevens.
Het onderdeel Instellingen betreft elementen die door een applicatiebeheerder kunnen worden ingesteld en die de mogelijkheden van de applicatie bepalen. Gebruikers kunnen in dit onderdeel hun wachtwoord wijzigen en een aantal persoonlijke instellingen bepalen.
In het wachtwoordscherm kan de op dat moment ingelogde gebruiker zijn wachtwoord wijzigen. Een beheerder kan altijd in de beheerschermen de wachtwoorden van alle gebruikers wijzigen.
Figuur 15 Wachtwoord wijzigen door medeweker
In dit autorisatiescherm kan door een beheerder worden aangegeven welke functionaliteit aan welke gebruikersgroep wordt toegekend.
Boven in het autorisatiescherm verschijnen alle gedefinieerde groepen. Door op één van de namen te klikken worden daaronder de autorisatiegegevens voor die gebruikersgroep getoond. Door een vinkje te zetten in het vakje behorende bij een bepaalde functionaliteit wordt die functionaliteit toegekend aan alle medewerkers die lid zijn van de geselecteerde groep. Wanneer het vinkje wordt verwijderd wordt de betreffende functionaliteit aan alle gebruikers van de groep ontnomen.
Figuur 16 Autorisatie WATCH functionaliteit per gebruikersgroep
In het instellingenscherm kunnen ingelogde medewerkers hun persoonlijke instellingen wijzigen. Bij de instellingen met een * moet er opnieuw ingelogd worden voordat de wijzigingen van kracht zijn.
Figuur 17 Gebruikersinstellingen voor relatiebeheer
In het systeeminstellingen-scherm kunnen de standaard gebruikersinstellingen en overige systeeminstellingen ingevoerd en gewijzigd worden.
Figuur 18 Systeeminstellingen voor relatiebeheer
Het matrixscherm "Soort relatie" maakt het mogelijk om op een overzichtelijke wijze de verhouding tussen relaties en relatiesoorten te leggen. Door in de keuzevakjes bij een relatie vinkjes te zetten wordt aangegeven tot welke relatiesoort(en) een relatie behoort. Deze verhouding kan in de applicatie gebruikt worden om selecties te maken voor e-mail en mailmerge. In de beheerschermen van WATCH Relatiebeheer kunnen nieuwe relaties en nieuwe relatiesoorten gedefinieerd worden. Om de lijst getoonde relaties overzichtelijk te houden kan de relatiematrix gefilterd worden op de beginletter van de relatie of kan een enkele relatie gekozen worden.
Figuur 19 Soort relatie matrixscherm
Het matrixscherm "Functies" maakt het mogelijk om op een overzichtelijke wijze de relatie tussen contactpersonen en functies te leggen. Door in de keuzevakjes bij een contactpersoon vinkjes te zetten wordt aangegeven welke functies een contactpersoon bekleedt. Deze relatie kan in de applicatie gebruikt worden om selecties te maken voor e-mail en mailmerge. In de beheerschermen van WATCH Relatiebeheer kunnen nieuwe contactpersonen en nieuwe functies gedefinieerd worden. Om de lijst getoonde contactpersonen overzichtelijk te houden kan de functiematrix gefilterd worden op de beginletter van de relatie of kan een enkele relatie gekozen worden.
Figuur 20 Functies matrixscherm
Bij het scherm "Rechten" bij Instellingen kan
aangegeven worden welke mogelijkheden een ingelogde gebruiker heeft in het
scherm “Relaties”. Er worden drie autorisatieniveaus onderscheiden: A, B en C.
A = bekijken van relaties, contactpersonen en contacten. Wijzigen van eigen contacten
B = bekijken en wijzigen van relaties, contactpersonen en contacten. Geen relaties, contactpersonen en andermans contacten verwijderen
C = bekijken, wijzigen en verwijderen van alle
relaties, contactpersonen en contacten
Door in de lijst voor één of meer medewerkers een A, B, of C te kiezen en vervolgens op "opslaan" te klikken worden gegevens opgeslagen. De volgende keer dat de medewerker waarvan de instellingen zijn gewijzigd in de applicatie inlogt, zijn de wijzigingen van kracht.
Figuur 21 Relatiebeheer rechten scherm
In WATCH is voor elke scherm een uitgebreide helpfunctie aanwezig. Deze help wordt dynamisch samengesteld op basis van de functionaliteit die in het autorisatiescherm is aangegeven. Dit betekent dat een gebruiker alleen helponderwerpen tot zijn beschikking heeft van de functionaliteit die hij in zijn applicatie ziet. Aan de linkerkant van het scherm worden dezelfde tabblad-knoppen weergegeven die ook in de applicatie worden gebruikt.
Figuur 22 Online help
We onderscheiden in het model van WATCH Relatiebeheer de volgende gegevensbronnen:
In onderstaande tekst wordt de samenhang tussen deze begrippen getoond:
Een klant(relatie) is een bedrijf of organisatie waar meerdere contactpersonen werkzaam zijn. De verhouding die er is ten aanzien van het bedrijf wordt uitgedrukt door het bedrijf in te delen in een of meer soorten relaties. Welke rol een contactpersoon bij het bedrijf of organisatie uitoefent kan worden weergegeven door de contactpersoon in te delen in een of meer functies. Een medewerker heeft contact met een contactpersoon, en legt daar gegevens van vast. Welke mogelijkheden de medeweker krijgt binnen WATCH is afhankelijk van de rechten die de groep heeft waar hij deel van uitmaakt.
Klant/Relatie: Onder klant verstaan we in WATCH Relatiebeheer een bedrijf of organisatie waarvoor opdrachten kunnen worden uitgevoerd. In WATCH Relatiebeheer gebruiken we deze term ook voor leveranciers, concurrenten, prospects en dergelijke.
Contactpersoon: Een contactpersoon is iemand die werkzaam is bij een relatie.
Contact: In de context van WATCH Relatiebeheer is een contact een vastlegging van een contact tussen een medewerker en een contactpersoon van een relatie. In een contact leggen we vast met wie er is gesproken, wanneer het contact heeft plaatsgevonden en wat er is besproken.
Relatiesoort: In WATCH kunnen relatiesoorten gedefinieerd worden. Een relatiesoort geeft een typering voor de relatie met het desbetreffende bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn klant, prospect of leverancier.
Functies: Een contactpersoon van een relatie vervult een bepaalde functie. Binnen WATCH Relatiebeheer kunnen de functies zelf gedefinieerd worden waarop later weer geselecteerd kan worden.
Medewerkers: Een medewerker is een gebruiker van het systeem en een persoon die contact kan hebben met contactpersonen van een relatie. Bij het vastleggen van contacten zijn deze altijd gerelateerd aan de medewerker.
Groepen: Groepen worden gebruikt om een aantal medewerkers eenzelfde gebruikersprofiel te geven. Tijdens het inloggen in het systeem wordt gekeken tot welke groep een medewerker behoort en wordt het menu met de beschikbare functionaliteit dynamisch aangemaakt.
Mailmerge: Mailmerge is het samenvoegen van twee bestanden, meestal een adressenbestand met een standaardbrief.