- MUSTHAVE!
- WATCH modules
urenregistratie- nieuw in 3.1
- nieuw in 3.0
- nieuw in 2.6
| e-mail: telefoon: fax: |
info@musthave.nl 050-5779521 050-5779460 |
WATCH factureren 2.6
beschrijving functionaliteit
Contactpersonen, Projecten, Projectonderdelen, Medewerkers, Groepen, Artikelen en Artikelgroepen
WATCH is een applicatie voor het ontsluiten en inwinnen van informatie rond projecten, medewerkers en relaties. WATCH is een webapplicatie, dus te gebruiken via internet of intranet.
Wanneer is een webapplicatie het juiste antwoord op uw automatiseringsvraag?
WATCH is een webapplicatie waar deze uitgangspunten in de praktijk worden gebracht. Urenregistratie is een goed voorbeeld van informatie inwinnen die door een brede groep medewerkers wordt aangeleverd. Het snel kunnen opzoeken van relatiegegevens is een goed voorbeeld van het distribueren van informatie binnen een organisatie. WATCH bestaat uit vier modules: WATCH Urenregistratie, WATCH Agenda & Planning, WATCH Relatiebeheer en WATCH Factureren. In dit document wordt de module WATCH Facturering beschreven.
De module WATCH Facturering maakt het mogelijk om op basis van uren, artikelen en overige kosten facturen te genereren. Het is mogelijk om voor het genereren van een factuur gebruik te maken van begrote uren om zo een “fixed price”-factuur te maken. Het is ook mogelijk om geregistreerde uren als bron voor de factuur te gebruiken en zodoende op basis van nacalculatie te factureren. Voor de laatste variant is de WATCH Urenregistratie-module noodzakelijk. Verder kan de WATCH Facturering-module geheel als zelfstandige applicatie functioneren.
In dit document wordt een zo compleet mogelijk beeld geschetst van de functionaliteit die WATCH Factureren biedt. Als er na het lezen van dit document nog vragen of onduidelijkheden zijn, neem dan gerust contact met ons op of bekijk de applicatie online via de website www.musthave.nl.
Facturen worden in WATCH Facturering in twee fases gemaakt.
In de eerste fase wordt in het scherm "Genereren" door het maken van een aantal keuzes de benodigde ingrediënten voor de factuur bij elkaar gezocht: uren, kosten en artikelen worden omgezet naar een factuur (zie "Genereren").
In de tweede fase wordt in het scherm "Details" extra informatie aan de gegenereerde factuur gekoppeld en kan de factuur worden geprint.
Het genereren van een factuur bestaat uit een viertal stappen. Elke stap is een keuzemoment waarop bepaald wordt welke gegevens uit het systeem in de uiteindelijke factuur terechtkomen.
In de eerste stap kan uit de lijst met alle lopende projecten een project worden gekozen waarvoor een factuur moet worden gemaakt. Nadat op de knop "volgende stap" is geklikt wordt er een overzicht getoond van drie soorten facturen die al eerder zijn aangemaakt: de laatste factuur, de laatste factuur deze klant en de laatste factuur dit project.
Figuur 1 Stap 1 kies een project
In stap 2 wordt de keuze gemaakt tussen "begrote uren en begrote kosten" en "werkelijke uren en werkelijke kosten". Als er voor "begrote uren en begrote kosten" wordt gekozen, dan worden in de factuur de uren gebruikt die bij de projectonderdelen in het veld "uren begroot" zijn aangegeven. Van de kosten worden de begrote kosten meegenomen in de factuur. Als er voor "werkelijke uren en werkelijke kosten" wordt gekozen, dan worden alle op het project geschreven uren en alle werkelijke kosten in de factuur getoond. Achter de keuzemogelijkheden staan de totale begrote uren en de werkelijk geschreven uren weergegeven als extra informatie.
Figuur 2 Stap 2 begrote of werkelijke uren en kosten
Als in stap 2 gekozen is voor "begrote uren en begrote kosten", kan in stap 3 gekozen worden om "alle begrote uren en alle begrote kosten" op de factuur te laten zetten of om een "percentage begrote uren en percentage begrote kosten" te factureren. Als in stap 2 gekozen is voor "werkelijke uren en werkelijke kosten", kan in stap drie gekozen worden om "alle werkelijke uren en alle werkelijke kosten" op de factuur te laten zetten of om een "deel van werkelijke uren en alle werkelijke kosten" te factureren.
Figuur 3 Stap 3 gehele project of periode/percentage
In de vierde en laatste stap kunnen de gegevens zoals die uit het systeem zijn verzameld nog aangepast worden, alvorens de factuur te genereren. In het veld van het factuurnummer wordt automatisch een nieuw gegenereerd nummer getoond.
Figuur 4 Stap 4 De uren, artikelen en andere kosten
De details van de factuur zijn onder te verdelen in drie groepen. De gegevens kunnen per factuurregel worden gewijzigd, het BTW percentage kan worden aangepast en door het zetten of weghalen van het vinkje aan het eind van elke regel kan worden aangegeven of de regel wel of niet onderdeel moet worden van de te genereren factuur.
In het eerste deel worden de begrote of werkelijke uren van het project getoond. De omschrijving is de naam van het betreffende projectonderdeel en de uren zijn dan ook gesommeerd per projectonderdeel. Als de uren of het uurtarief worden aangepast, wordt het bedrag automatisch bijgewerkt. Het bedrag zelf kan niet worden gewijzigd. Afhankelijk van de keuze in stap 2 en stap 3 kan het hier dus gaan om begrote of werkelijk geschreven uren en om alle uren of een gedeelte daarvan.
In het tweede deel komen artikelen te staan als deze in het systeem voor het gekozen project zijn ingevoerd. Als er in stap 3 gekozen is voor "alle geschreven uren en werkelijke kosten", dan worden alle artikelen getoond met een vinkje aan het eind. Als er voor een bepaalde periode is gekozen, worden de artikelen waarvan de datum binnen de gekozen periode ligt getoond met een vinkje erachter, de artikelen met een datum buiten de gekozen periode worden helemaal niet getoond. Artikelen zonder datum worden in dit geval wel getoond, maar zonder vinkje.
Als er voor een project kosten zijn gedefinieerd worden deze onderaan de pagina weergegeven. Hoe de kosten getoond worden is ook hier weer afhankelijk van de keuzes bij stap 2 en stap 3.
Als er bij stap 2 gekozen is voor "begroten uren en begrote kosten", worden in de kolom "bedrag" de begrote kosten weergegeven. Als er vervolgens bij stap 3 voor een percentage is gekozen wordt in de kolom "bedrag" dat percentage van de begrote kosten getoond. Ook de werkelijke kosten worden meegenomen, maar de kolom "bedrag" wordt niet gevuld en er wordt geen vinkje gezet achter de kosten.
Als er bij stap 2 gekozen is voor "werkelijke uren en werkelijke kosten", worden in de kolom "bedrag" de werkelijke kosten weergegeven. Als er vervolgens in stap 3 voor een periode is gekozen, worden de werkelijke kosten waarvan de datum in die periode ligt weergegeven met een vinkje erachter. De werkelijke kosten met een datum buiten de opgegeven periode worden niet getoond. De werkelijke kosten zonder datum worden wel getoond, maar zonder vinkje achter de kosten. Ook de begrote kosten waarvan de werkelijke kosten nog niet zijn ingevuld worden meegenomen, maar de kolom "bedrag" wordt niet gevuld en er wordt geen vinkje gezet achter de kosten.
Daarna kan er op de pagina "genereer factuur" worden geklikt, waarna van alle uren, artikelen en kosten met een vinkje een factuur gegenereerd. Daarna kan via de detailpagina de factuur worden bewerkt en uitgeprint.
In het detailscherm wordt eerst een keuzelijst getoond met alle projecten waarvoor een gegenereerde factuur aanwezig is. Nadat er een project is gekozen, kan uit de lijst met facturen een factuur worden gekozen. Door op de knop "tonen" te klikken worden de detailgegevens van de factuur getoond. Het detailscherm is opgebouwd uit drie delen: de algemene factuurgegevens, de factuurregels en een deel voor de weergave van de factuur in het te genereren PDF-bestand.
Figuur 5 Detailscherm facturen
Een deel van de algemene informatie kan hier worden aangepast of ingevuld, de rest wordt uit de project- en relatiegegevens elders in het systeem gehaald. Het factuurnummer en de factuuromschrijving konden bij het genereren van de factuur al worden aangegeven. Deze kunnen hier ook nog gewijzigd worden. In de lijst met de contactpersonen staan alle contactpersonen van de klant/relatie waar het project dat wordt gefactureerd aan is gekoppeld. Door de status van het veld "gereed?" hier op "ja" te zetten en op "opslaan" te drukken, worden alle velden behalve het veld "gereed?" en het veld "opmerking" geblokkeerd. Alleen door de "gereed?"-status terug te zetten kunnen de overige gegevens weer worden gewijzigd. De factuurdatum en de leverdatum worden op de factuur geprint.
De factuurregels kunnen in dit scherm nog aangepast of verwijderd worden. Ook is het hier nog mogelijk om nieuwe uurkosten, artikelen of andere kosten toe te voegen. De bedragen voor de uren en artikelen kunnen niet direct worden gewijzigd. Als de uren of het tarief (of het aantal en de stukprijs) worden veranderd, wordt het bedrag opnieuw berekend.
In het onderste deel van de pagina kunnen nog een aantal zaken geregeld worden die bepalen hoe het te printen PDF-bestand eruit komt te zien. Allereerst kan er gekozen worden tussen een Nederlandstalige of een Engelstalige factuur. Het opgeven van de teksten voor boven en onder de factuurregels gebeurt bij "Instellingen" van de facturen. Hier kan ook de positie van de verschillende tekstblokken op de factuur worden aangegeven. Zowel voor de uren als voor de kosten kan er voor gekozen worden om de factuurregels los op de factuur te tonen of om ze per soort samen te voegen tot een regel.
Door op de knop "maak factuur" te drukken wordt in een nieuw browserscherm de factuur als PDF-bestand geopend. Vanuit het nieuwe scherm kan de factuur geprint of opgeslagen worden.
Figuur 6 PDF bestand van de factuur
In het overzicht kan gezocht worden in alle facturen. Boven in het scherm kan een periode aangegeven worden waarmee het overzicht gefilterd wordt op factuurdatum. Daaronder zijn in het wit en onderstreept een aantal eigenschappen van de facturen te zien. Door op een eigenschap te klikken worden de gegevens op de gekozen eigenschap gesorteerd. Nog een keer klikken op dezelfde eigenschap keert de sortering om.
Figuur 7 Overzicht scherm
Onder de kolomtitels is nog een aantal invoervelden waar
aanvullende filters kunnen worden aangegeven. Door bijvoorbeeld klantcode "IE"
in te voeren en vervolgens op de knop "zoeken" te klikken, worden
alleen facturen met "IE" ergens in de factuurnaam getoond. Onder het
kopje "betaald?" kunnen makkelijk alle openstaande facturen worden
weergegeven door uit de keuzelijst de optie "nee" te kiezen.
Bij elke gevonden factuur wordt aan de rechterkant van het scherm het
info-icoon 
getoond wanneer
er een opmerking bij de factuurdetails is ingevuld. Als met de muis over de
info-icoon wordt bewogen, verschijnt de opmerking in beeld. Aan het eind van
elke factuurregel wordt een link getoond met als tekst "details
>>". Als op deze link wordt geklikt, wordt het detailscherm van de
factuur in een nieuw browserscherm geopend.
Onder het overzicht van de facturen is nog een klein overzicht te vinden met de totale BTW bedragen van alle geselecteerde facturen. Hier wordt per BTW percentage het factuurbedrag en de bijbehorende BTW getoond.
In WATCH Facturering kan gebruik gemaakt worden van drie soorten bronnen van gegevens voor de factuur: uren, artikelen en overige kosten. Bij uren kan gefactureerd worden op begrote uren en op werkelijke (geregistreerde) uren. De begrote uren kunnen aangegeven worden bij “Beheer” onder Projectonderdelen. Hier kan ook het bijbehorende uurtarief worden ingevoerd. De werkelijke uurkosten kunnen in de module WATCH Urenregistratie worden ingevoerd, of met de hand in het facturen detailscherm.
De rest van de kosten kunnen in het "kosten"-deel van de factureringsmodule worden ingevuld. Het gaat hier om de kosten van artikelen, de begrote overige kosten en de werkelijke overige kosten.
Voordat artikelen aan een project gekoppeld kunnen worden, moet een project worden gekozen uit een keuzelijst. De lijst bevat alle projecten met de status “lopend” en “in voorbereiding”. Als een project is gekozen, kunnen nieuwe artikelen aan het project worden gekoppeld en eerder gekoppelde artikelen worden gewijzigd of verwijderd. Artikelen kunnen aan het hele project of aan een specifiek projectonderdeel worden gekoppeld. Na de eventuele keuze voor een projectonderdeel kan een artikelgroep worden gekozen. Na deze keuze wordt de keuzelijst met artikelen gevuld. De lijsten met artikelgroepen en artikelen kunnen worden uitgebreid bij “Beheer” (bij “Artikelgroep” en “Artikelen”).
Als er een artikel is gekozen, wordt de stukprijs ook alvast ingevuld. Als vervolgens het aantal artikelen wordt aangegeven, wordt het totaalbedrag automatisch berekend. Er kan per regel ook een datum worden ingevoerd, zodat bij het factureren in meerdere periodes bepaalde artikelen wel of niet worden meegenomen.
Onder de invoervelden voor nieuwe artikelen worden de al eerder aan het project gekoppelde artikelen weergegeven. De gegevens hiervan kunnen worden aangepast en de artikelen kunnen hier ook worden verwijderd.
Figuur 8 Kosten met betrekking tot artikelen
Voordat er begrote kosten ingevoerd kunnen worden, moet een project worden gekozen uit een lijst. Ook hier bevat de lijst alle projecten met de status “lopend” en “in voorbereiding”. Als een project is gekozen kunnen nieuwe begrote kosten aan het project worden toegevoegd en eerder ingevoerde begrote kosten worden gewijzigd. Begrote kosten kunnen aan het hele project of aan een specifiek projectonderdeel worden gekoppeld.
Figuur 9 Begrote kosten
Ook hier moet een project worden gekozen uit een lijst voordat er werkelijke kosten ingevoerd kunnen worden en die lijst bevat alle projecten met de status “lopend” en “in voorbereiding”. Als een project is gekozen, kunnen nieuwe werkelijke kosten aan het project worden toegevoegd en eerder ingevoerde werkelijke kosten worden gewijzigd. Nieuwe werkelijke kosten kunnen aan het hele project of aan een specifiek projectonderdeel worden gekoppeld. De eerder bij begrote kosten ingevoerde regels worden in het scherm weergegeven. Hier kunnen naast de waarden van de begrote kosten, de werkelijke kosten worden ingevoerd. Gegevens wijzigen kan voor alle kosten uit het overzicht. Kosten die eerder als begrote kosten zijn ingevoerd kunnen alleen bij de begrote kosten worden verwijderd. Er kan per regel ook een datum worden ingevoerd, zodat bij het factureren in meerdere periodes bepaalde werkelijke kosten wel of niet worden meegenomen.
Figuur 10 Werkelijke kosten
In het rapportagedeel van de applicatie worden de ingevoerde gegevens op gestructureerde wijze weergegeven. Bij WATCH Urenregistratie zijn twee standaardrapportages beschikbaar, “Projecten €” en “Facturen”, die hieronder worden beschreven. Tot welke rapportages een gebruiker toegang heeft, is afhankelijk van de autorisatie zoals die door de applicatiebeheerder is toegekend aan de groep waar de gebruiker deel van uitmaakt.
De rapportages zijn als csv-bestand (Character Seperated Values) te downloaden door op de knop “exporteren” te klikken. Een dergelijk bestand kan geopend worden in spreadsheet programma's als Microsoft Excel.
De rapportage “Projecten €” toont alle begrote kosten van een project tezamen met alle werkelijke kosten van een project. Om het verschil tussen die twee inzichtelijk te maken, is er een extra kolom waarin dit verschil wordt weergegeven. Een positief getal geeft het bedrag in euro's weer dat nog resteert van het begrote bedrag, een negatief getal geeft aan hoeveel de werkelijke bedragen boven de begroting uit zijn gekomen. Onderaan het overzicht wordt ook nog het totaal van de kosten van artikelen en eventuele andere kosten getoond en bij het totaal opgeteld. Aangezien er bij artikelen geen onderscheid is tussen begrote en werkelijke kosten, wordt hier maar één waarde weergegeven.
Figuur 11 Projecten rapportage in Euro's
De rapportage “Facturen” geeft een overzicht van alle financiële gegevens van een project gegroepeerd per factuur. Na de keuze van een project worden de gegevens van de factuur van het gekozen project getoond. Voor de uren worden de begrote, geschreven en gefactureerde gegevens per factuur getoond. Voor de artikelen worden de gegevens van de verkochte en de gefactureerde hoeveelheden artikelen en de bijbehorende prijzen weergegeven. Van de overige kosten worden de begrote kosten, werkelijke kosten en gefactureerde kosten getoond. Als er voor een project meerdere facturen zijn verstuurd, wordt per factuur een overzicht gemaakt en ook nog voor alle facturen samen.
Figuur 12 Facturen rapportage
In het beheerdeel van de applicatie worden reeds ingevoerde gegevens op een gestructureerde wijze weergegeven en kunnen nieuwe gegevens worden ingevoerd. Het betreft hier de volgende gegevensbronnen:
In onderstaande tekst wordt de samenhang tussen de brongegevens uit de beheerschermen duidelijk:
Voor een klant wordt een project uitgevoerd en daarvoor kan een factuur worden opgesteld die gericht kan worden aan een contactpersoon (of een afdeling) binnen deze klant. Een project is opgedeeld in een aantal projectonderdelen. Deze projectonderdelen worden in WATCH toegekend aan medewerkers. De medewerkers zijn (in verband met de autorisatie van de applicatie) ingedeeld in groepen. Aan een project kunnen artikelen gekoppeld worden. Deze artikelen zijn ingedeeld in artikelgroepen.
Alle beheerschermen hebben dezelfde indeling. Links is altijd een overzicht van de aanwezige klanten, projecten, e.d., met de knoppen “wijzig” en “verwijder”. Rechts is het invoerscherm voor nieuwe klanten, projecten, e.d.
Voor klanten lopen we in dit document het hele beheerscherm een keer door, voor de andere beheerpagina’s geldt dezelfde functionaliteit.
In het linkerdeel van het scherm zijn in dit geval de eerste 20 klanten te zien. Het aantal klanten dat te zien is bij het openen van het scherm is overigens in te stellen bij Instellingen en is afhankelijk van de ingestelde schermresolutie. Met de knoppen bovenaan kan er door de gegevens gemanoeuvreerd worden. Onder de kopjes “code”, “naam” en “plaats” zitten drie invoervelden. Hierin kan een deel van de code, naam of plaats ingevuld worden en zo de set getoonde klanten wat kleiner gemaakt worden. Bij het opstarten van de beheerschermen is standaard aan de rechterkant het scherm aanwezig voor het invoeren van nieuwe gegevens, in dit geval dus een nieuwe klant. Naast de gevonden klanten zitten in het rood de linken om de gegevens van een klant te wijzigen en om een klant te verwijderen. Bij het verwijderen van een klant worden tevens de projecten, projectonderdelen, resources en geschreven uren voor die klant verwijderd (eventueel na een waarschuwing). Er kan in dit scherm ook voor gekozen worden om de status van de klant op ‘gesloten’ te zetten.
Op deze manier zijn alle beheerstaken (invoer, wijzigen en verwijderen) overzichtelijk in hetzelfde scherm te benaderen.
Figuur 13 Beheerscherm voor klanten
De functionaliteit voor het beheren van deze gegevens is gelijk aan die voor klanten. Ook hier dus links een overzichtscherm en rechts afwisselend functionaliteit voor invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens. Bij het beheren van deze onderdelen kan er altijd voor gekozen worden om de status op ‘gesloten’ te zetten. Bij het beheren van bijv. medewerkers betekent ‘gesloten’ dat deze medewerker in een groot aantal schermen van WATCH niet meer getoond wordt. De uren die door gesloten medewerkers zijn geschreven worden wel in de projectrapportages meegenomen.
In het wachtwoordscherm kan de op dat moment ingelogde gebruiker het wachtwoord wijzigen. Een beheerder kan altijd in de beheerschermen de wachtwoorden van alle gebruikers wijzigen.
Figuur 14 Wachtwoord wijzigen door medewerker
In het autorisatiescherm kan door een beheerder worden aangegeven welke functionaliteit aan welke gebruikersgroep wordt toegekend.
Boven in het autorisatiescherm verschijnen alle gedefinieerde groepen. Door op één van de namen te klikken worden daaronder de autorisatiegegevens voor die gebruikersgroep getoond. Door een vinkje te zetten in het vakje behorende bij een bepaalde functionaliteit, wordt die functionaliteit toegekend aan alle medewerkers die behoren tot de geselecteerde groep. Wanneer het vinkje wordt verwijderd wordt de betreffende functionaliteit aan alle gebruikers van de groep ontnomen.
Figuur 15 Autorisatie WATCH functionaliteit per gebruikersgroep
In het gebruikersinstellingenscherm kunnen ingelogde medewerkers hun persoonlijke instellingen wijzigen. Bij de instellingen met een * moet er opnieuw ingelogd worden voordat de wijzigingen van kracht zijn.
Figuur 16 Gebruikersinstellingen
In het systeeminstellingenscherm kunnen de standaard gebruikersinstellingen en overige systeeminstellingen ingevoerd en gewijzigd worden.
Figuur 17 Systeeminstellingen
De factuurinstellingen bepalen hoe de gegenereerde factuurfile eruit komt te zien. Hier kunnen de volgende instellingen bepaald worden: het lettertype en lettergrootte, de datumweergave, de posities en instellingen van de tekstblokken (o.a. de geadresseerde), de posities en instellingen van de header en footer (met eventuele afbeeldingen zoals logo), het factuurblok zelf dat drie subblokken bevat: de inleiding, de factuurregels en de afsluiting.
Figuur 18 Factuur instellingen
Net als bij de factuurinstellingen wordt met de instellingen van de factuurbijlage bepaald hoe de gegenereerde factuurbijlage eruit komt te zien. Het lettertype, de lettergrootte en de datumweergave van de bijlage worden overgenomen van de factuurinstellingen. De bijlage geeft alle afzonderlijk geschreven uren weer met de bijbehorende datum en omschrijving. De instelling “groeperen per” bepaalt of per projectonderdeel de uren gepresenteerd worden of per medewerker. Tevens kan worden aangegeven of de pagina’s van de factuurbijlage genummerd moeten worden of niet. In het detailscherm van “Facturen” kan onderaan worden aangegeven of er wel of niet een bijlage gegenereerd moet worden bij de factuur en of per medewerker of projectonderdeel (afhankelijk van de gekozen optie bij “groeperen per”) een nieuwe pagina gegenereerd moet worden. Bij de instellingen hier kan aangegeven worden of deze opties standaard aan of uit moeten staan.
Figuur 19 Factuurbijlage instellingen
Daarna kan de beginpositie van de bijlage en de eindpositie van de inleiding (omschrijving van de bijlage en aan welke klant die wordt gericht) worden aangegeven en kunnen de breedtes van de drie verschillende blokken (projectonderdeel, medewerker en urenoverzicht) worden ingesteld. Tot slot kan de inleiding gedefinieerd worden, zowel in het Nederlands als in het Engels.
In WATCH is voor elke scherm een uitgebreide helpfunctie aanwezig. Deze help wordt dynamisch samengesteld op basis van de functionaliteit die in het autorisatiescherm is aangegeven. Dit betekent dat een gebruiker alleen helponderwerpen tot zijn beschikking heeft van de functionaliteit die hij in zijn applicatie ziet. Aan de linkerkant van het scherm worden dezelfde tabblad-knoppen weergegeven die ook in de applicatie worden gebruikt.
Figuur 20 Online help
We onderscheiden in het model van WATCH Facturering de volgende gegevensbronnen:
In onderstaande tekst wordt de samenhang tussen deze begrippen getoond:
Voor een klant wordt een project uitgevoerd en daarvoor kan een factuur worden opgesteld die gericht kan worden aan een contactpersoon (of een afdeling) binnen deze klant. Een project is opgedeeld in een aantal projectonderdelen. Deze projectonderdelen worden in WATCH Urenregistratie toegekend aan medewerkers. De medewerkers zijn (in verband met de autorisatie van de applicatie) ingedeeld in groepen. Aan een project kunnen artikelen gekoppeld worden. Deze artikelen zijn ingedeeld in artikelgroepen.
Klant/relaties: Onder klant wordt een bedrijf of organisatie verstaan waarvoor opdrachten kunnen worden uitgevoerd. Onder relaties worden de leveranciers, concurrenten, prospects, e.d. verstaan.
Contactpersonen: Een contactpersoon is iemand die werkzaam is bij of gerelateerd is aan een relatie.
Projecten: Projecten zijn de opdrachten die voor een klant uitgevoerd gaan worden. De klant kan het bedrijf zelf zijn of een externe opdrachtgever.
Projectonderdelen: Een project kan onderverdeeld worden in projectonderdelen. Het bouwen van een applicatie X (een project) kan bijvoorbeeld opgesplitst worden in de projectonderdelen: werkzaamheden ontwerp, bouw, testen en implementatie.
Medewerkers: Een medewerker is een gebruiker van het systeem en een persoon die (als resource) voor een bepaald projectonderdeel een urenbudget toegewezen kan krijgen. Een medewerker kan de manager zijn van andere medewerkers, maar de manager zelf blijft ook een medewerker die zelf aan projectonderdelen kan werken en uren kan schrijven.
Groepen: Een groep wordt gebruikt om een aantal medewerkers eenzelfde gebruikersprofiel te geven. Dit is een andere groepering dan manager en de medewerkers die worden gemanaged. Denk bij groepen aan soorten gebruikers als een gewone gebruiker, een gebruiker die weekstaten van anderen moet valideren, een beheerder die nieuwe gebruikers aanmaakt en dergelijke.
Artikelen: Artikelen zijn goederen of diensten die geleverd worden. In WATCH Facturering worden ze gekoppeld aan projecten en projectonderdelen. Ze kunnen de status “lopend” of “in voorbereiding” krijgen.
Artikelgroep: Artikelen kunnen gegroepeerd worden in een groep.