- MUSTHAVE!
- WATCH modules
urenregistratie- nieuw in 3.1
- nieuw in 3.0
- nieuw in 2.6
| e-mail: telefoon: fax: |
info@musthave.nl 050-5779521 050-5779460 |
WATCH Agenda & Planning 2.6
Beschrijving functionaliteit
Invoerscherm algemeen agenda-item
Projecten, Projectonderdelen, Resources, Medewerkers, Groepen en Disciplines
WATCH is een webapplicatie voor het ontsluiten en inwinnen van informatie rond projecten, medewerkers en relaties. WATCH is een webapplicatie, dus te gebruiken via Internet of intranet.
Wanneer is een webapplicatie het juiste antwoord op uw automatiseringsvraag?
WATCH is een webapplicatie waar deze uitgangspunten in de praktijk worden gebracht. Urenregistratie is een goed voorbeeld van informatie inwinnen die door een brede groep medewerkers wordt aangeleverd. Het snel kunnen opzoeken van relatiegegevens is een goed voorbeeld van het distribueren van informatie binnen een organisatie. WATCH bestaat uit vier modules: WATCH Urenregistratie, WATCH Agenda & Planning, WATCH Relatiebeheer en WATCH Factureren. In dit document wordt de module WATCH Agenda & Planning beschreven.
De module WATCH Agenda & Planning is een applicatie voor het bijhouden van de agenda en voor het inplannen van medewerkers op projecten. In de maand-, week-, en dagoverzichten worden zowel de algemene agenda-items als de planning-items getoond. Een uitleg over het verschil tussen die twee wordt op de volgende pagina’s gegeven.
In dit document wordt een zo compleet mogelijk beeld geschetst van de functionaliteit die WATCH Agenda & Planning biedt. Als er na het lezen van dit document nog vragen of onduidelijkheden zijn met betrekking tot de applicatie neem dan gerust contact met ons op of bekijk de applicatie via de website www.musthave.nl.
Het maandoverzicht is het beginscherm van de module WATCH Agenda & Planning. Het scherm opent met een overzicht van de huidige maand voor de ingelogde gebruiker. Algemene agenda-items worden getoond in wit en lichtblauw, planning-items worden getoond in geel.
Figuur 1 Maandoverzicht Agenda & Planning
Algemeen agenda-item: onder algemene agenda-items worden alle zaken verstaan die door een medewerker in de eigen agenda of in de agenda van een andere medewerker zijn gezet en die niet direct aan een projectonderdeel zijn gekoppeld. In de agenda wordt bij deze items de tekst uit het veld "onderwerp" weergegeven.
Planning-item: onder planning-items worden alle zaken verstaan die door een planner of de medewerker zelf in de agenda zijn gezet en die direct aan een projectonderdeel zijn gekoppeld. In de agenda wordt bij deze items de naam van het projectonderdeel weergegeven.
Bij het starten van de module wordt in dit veld de ingelogde gebruiker weergegeven. Afhankelijk van de rechten van de ingelogde gebruiker bestaat de mogelijkheid om agenda’s van andere medewerkers te bekijken, door uit de bij dit veld behorende lijst met medewerkers een naam te kiezen. Hierdoor verandert direct de inhoud van het getoonde maandoverzicht.
Bij het starten van de module wordt in dit veld de keuze "alle projecten" weergegeven. In de lijst staan alle projecten die gerelateerd zijn aan de gekozen medewerker. Dit zijn alle projecten waarbij in WATCH Urenregistratie is aangegeven dat de ingelogde gebruiker daar aan kan werken. Door een project uit de lijst te selecteren verandert direct de inhoud van het getoonde maandoverzicht. Als er bij de systeeminstellingen voor gekozen is om alleen de algemene agenda-functionaliteit te gebruiken is dit veld hier niet zichtbaar.
Hier kan een jaartal ingevoerd worden of een maand gekozen worden uit de lijst. Door vervolgens op de knop "tonen" te klikken worden in de agenda de bijbehorende gegevens voor het gekozen jaar, maand, medewerker en project getoond.
In het overzicht zijn bij elke dag twee pictogrammen te
vinden voor het toevoegen van nieuwe afspraken. Door op het eerste, witte
pictogram te klikken (
) wordt het
invoerscherm voor algemene agenda-items getoond. De datum en medewerker zijn in
het invoerscherm al ingevuld. Door op het tweede, gele pictogram (
) te klikken
wordt het scherm voor het invoeren van planning-items getoond. Ook hier zijn de
datum en medewerker al ingevuld. Als er boven in het maandoverzicht een project
als filter is ingesteld dan wordt ook de projectnaam al automatisch ingevuld.
Rechts van elke week staat het nummer van de betreffende week weergegeven. Door op deze koppeling te klikken opent zich het weekoverzicht. Ook in het weekoverzicht kan er gekozen worden voor de medewerker en project waarvan de agenda getoond moet worden. Met de knoppen "<< terug" en "vooruit >> " kan er door de weken gebladerd worden. Net als in het maand- en dagoverzicht opent zich het detailscherm als er op een afspraak wordt geklikt.
Figuur 2 Weekoverzicht Agenda & Planning
In zowel het maandoverzicht
als in het weekoverzicht is bij elke dag het "open"-pictogram (
)
weergegeven. Door op dit pictogram te klikken wordt het dagoverzicht van de
bijbehorende datum getoond. Ook in het dagoverzicht kan er gekozen worden voor
de medewerker en het project waarvan de agenda getoond moet worden. Met de
knoppen "<< terug" en "vooruit >> " kan er door
de dagen gebladerd worden. Net als in het maand- en weekoverzicht opent zich
het detailscherm als er op een afspraak wordt geklikt. In tegenstelling tot het
maand- en weekoverzicht kan er in het dagoverzicht ook voor "alle
medewerkers" gekozen worden. Dit maakt het mogelijk om in één oogopslag te
zien waarmee alle medewerkers die dag bezig zijn.
Figuur 3 Dagoverzicht Agenda & Planning
In het planbordoverzichtscherm kan een overzicht gegenereerd worden voor een zelf op te geven periode voor een zelf op te geven medewerker of groep medewerkers. Eventueel kan er ook nog gefilterd worden op project.
Als er na het instellen van de parameters op de knop "overzicht tonen" wordt geklikt wordt het overzicht gegenereerd. Links en verticaal worden de namen van de medewerkers getoond. Boven en horizontaal worden de dagen weergegeven. Door op de dag bovenaan te klikken wordt het dagoverzicht voor de bijbehorende datum met de afspraken van alle medewerkers getoond.
Figuur 4 Overzicht Agenda & Planning
Als hier een naam wordt gekozen, dan wordt in het overzicht alleen de gegevens getoond van de medewerkers die de gekozen persoon als manager hebben.
Als hier een naam wordt gekozen, dan wordt in het overzicht alleen de gegevens getoond van deze medewerker. Per medewerker kan aangegeven worden welke disciplines hij of zij beheerst en in welke mate. Deze disciplines kunnen zelf gedefinieerd worden. In het planbord kan op medewerkers gefilterd worden door een discipline te kiezen. Alleen de medewerkers die aan de discipline zijn gekoppeld worden vervolgens in het planbord getoond.
Als hier een project wordt gekozen worden alleen de planninggegevens voor het gekozen project getoond.
Bij "van" en "tot" moeten de begin- en einddatum van de te tonen periode ingevoerd worden. Standaard wordt bij zowel bij "van" als bij "tot" de huidige datum gebruikt.
Onderaan worden drie weeknummers getoond: van de vorige week, de huidige week en de volgende week. Door op dit weeknummer te klikken, worden de “van” en “tot” datum van het planbord voor die week ingevuld.
Links boven de afspraken wordt de totale tijd getoond die een medewerker bezet is die dag. Het betreft hier zowel de tijd die in beslag wordt genomen door algemene agenda-items als door planning-items. Tevens wordt door de kleur aangegeven hoeveel tijd er al ingepland is. Onderstaand schema geeft weer wanneer welke kleuren worden gebruikt.
|
0 uur |
aantal uren is kleiner of gelijk aan 2 |
|
3.5 uur |
aantal uren is groter dan 2 maar kleiner of gelijk aan 4 |
|
6 uur |
aantal uren is groter dan 4 maar kleiner of gelijk aan 6 |
|
8.5 uur |
aantal uren is groter dan 6 |
Naast het aantal uren zijn bij elke dag twee pictogrammen te
vinden voor het toevoegen van nieuwe afspraken. Door op het eerste, witte
pictogram te klikken () wordt het
invoerscherm voor algemene agenda-items getoond. De datum en medewerker zijn in
het invoerscherm al ingevuld. Door op het tweede, gele pictogram () te klikken
wordt het scherm voor het invoeren van planning-items getoond. Ook hier zijn de
datum en medewerker al ingevuld. Als er boven in het maandoverzicht een project
als filter is ingesteld dan wordt ook de projectnaam al automatisch ingevuld.
Het planoverzicht geeft net zo als het planbord inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers. Net als in het planbord kan er gefilterd worden op manager, medewerker, periode en discipline. Het verschil is dat in het planoverzicht de beschikbaarheid niet per dag maar per week weergegeven wordt. Door een beginweek en een aantal weken te kiezen wordt per week per medewerker het aantal geplande uren en het aantal geplande uren als percentage van zijn of haar contracturen getoond in het overzicht. Klikken op het “open” icoon toont de details van de week voor deze medewerker. Net als bij planbord veranderd de kleur van het vakje waarin de beschikbaarheid wordt weergegeven richting rood naarmate het percentage al ingeplande uren hoger wordt. Achter de medewerkercode wordt eerst de waarde van de discipline weergegeven (als hierop gefilterd wordt) en daarachter komen de contracturen per week voor de medewerker te staan.
Figuur 5 Planoverzicht met bezettingsgraad per week
In dit scherm kunnen nieuwe algemene agenda-items worden gedefinieerd.
Nieuwe algemene agenda-items kunnen, afhankelijk van de toegekende rechten, worden ingevoerd voor de ingelogde medewerker, andere medewerkers of alle medewerkers. Er kunnen afspraken gemaakt worden voor meerdere personen tegelijk en meerdere data tegelijkertijd. Zelfs een combinatie hiervan is mogelijk. Er kan bij het kiezen van extra medewerkers voor een afspraak gekozen worden uit de lijst met medewerkers die aan het in te plannen projectonderdeel zijn gekoppeld. Het is ook mogelijk om een afspraak te maken voor alle medewerkers met dezelfde manager. Door bij het invoeren van een algemeen agenda-item uit de lijst met medewerkers "alle medewerkers" te kiezen wordt een item aangemaakt dat in de agenda van alle medewerkers verschijnt.
“Onderwerp” is een verplicht veld dat in het maand- en weekoverzicht getoond wordt ter identificatie van het item.
De “locatie” wordt in het week- en dagoverzicht weergegeven bij het bijbehorende algemeen agenda-item.
Figuur 6 Invoerscherm algemene agenda-items
In dit scherm kunnen nieuwe planning-items worden gedefinieerd.
Nieuwe planning-items kunnen, afhankelijk van de toegekende rechten, worden ingevoerd voor de ingelogde medewerker of andere medewerkers.
“Project” is een verplicht veld. In de lijst worden alle projecten getoond waar de gekozen medewerker via Resources in het menu Beheer aan is gekoppeld.
“Projectonderdeel” is eveneens een verplicht veld. In de lijst worden alleen de projectonderdelen getoond die horen bij het gekozen project en waar de medewerker via Resources in het menu Beheer aan is gekoppeld.
Figuur 7 Invoerscherm planning-item
In het zoekscherm "Algemeen" kan gezocht worden op verscheidene eigenschappen van een algemeen agenda-item. Afhankelijk van de toegekende rechten kan er gezocht worden op “medewerker”, een deel van het “onderwerp”, de “locatie”, “begindatum”, “einddatum” en “prioriteit”. Als het gewenste zoekfilter is gedefinieerd kan het overzicht worden getoond door op de knop "zoeken" te klikken. Achter elk gevonden record staat de koppeling
"details >>". Door hier op te klikken opent zicht het detailscherm waarin, afhankelijk van de toegekende rechten, de detailgegevens van het item kunnen worden geraadpleegd, gewijzigd of verwijderd.
De kolomnamen kunnen worden gebruikt voor het sorteren van de gegevens. Klik op één van de kolomnamen om op deze kolom te sorteren, klik nog een keer op dezelfde kolomnaam om de sortering om te draaien.
Figuur 8 Zoeken algemene agenda-items
In het zoekscherm "Planning" kan gezocht worden op verscheidene eigenschappen van een planning-item. Afhankelijk van de toegekende rechten kan er gezocht worden op “medewerker”, “project”, “projectonderdeel”, “locatie”, “begin”, “einddatum” en “prioriteit”. Als het gewenste zoekfilter is gedefinieerd kan het overzicht worden getoond door op de knop "zoeken" te klikken. Achter elk gevonden record staat de koppeling "details >>".
Door hier op te klikken opent zich het detailscherm waarin, afhankelijk van de toegekende rechten, de detailgegevens van het planning-item kunnen worden geraadpleegd, gewijzigd of verwijderd.
De kolomnamen kunnen worden gebruikt voor het sorteren van de gegevens. Klik op één van de kolomnamen om op deze kolom te sorteren, klik nog een keer op dezelfde kolomnaam om de sortering om te draaien.
Figuur 9 Zoeken planning-items
In de rapportage ”Planning versus begroot” worden op drie niveaus (project, projectonderdeel en resource) de begrote uren vergeleken met de geplande uren. Bij de begrote uren worden de uren weergegeven die zijn ingevuld in het veld "uren begroot" bij de beheerschermen voor projecten, projectonderdelen en resources in de module WATCH Urenregistratie. Onder "uren gepland" wordt de som weergegeven van de uren van alle planning-items zoals die voor de medewerkers zijn vastgelegd. De berekening van het aantal geplande uren gaat uit van het in de systeeminstelling vastgestelde aantal "uren in werkdag". Voor elke gehele geplande dag wordt het aantal uren dat hier is aangegeven gebruikt.
Figuur 10 Planning versus begroot
In deze rapportage worden op drie niveaus (project, projectonderdeel en resource) de gemaakte uren vergeleken met de geplande uren. Bij "uren gemaakt" worden de uren weergegeven die een medewerker in de module WATCH Urenregistratie in de aangegeven periode heeft geregistreerd. Onder "uren gepland" wordt de som weergegeven van de uren van alle planning-items zoals die voor de medewerkers zijn vastgelegd binnen de opgegeven periode.
Figuur 11 Planning versus gemaakt
In deze rapportage worden op drie niveaus (project, projectonderdeel en resource) de begrote uren, geplande uren en geschreven uren naast elkaar gezet. Bij de begrote uren worden de uren weergegeven die zijn ingevuld in het veld "uren begroot" bij de beheerschermen voor projecten, projectonderdelen en resources. Onder "uren gepland" wordt de som weergegeven van de uren van alle planning-items zoals die voor de medewerkers zijn vastgelegd.
Figuur 12 begroot gepland en gemaakt
In het beheerdeel van de applicatie worden reeds ingevoerde gegevens op een gestructureerde manier weergegeven en kunnen nieuwe gegevens worden ingevoerd. Het betreft hier de volgende gegevensbronnen:
In onderstaande tekst wordt de samenhang tussen de brongegevens uit de beheerschermen getoond:
Voor een klant wordt een project uitgevoerd en dit project is opgedeeld in een aantal projectonderdelen. Deze projectonderdelen worden toegekend aan medewerkers. Welke medewerker werk mag verrichten voor een projectonderdeel wordt vastgelegd bij resources. De medewerkers zijn (in verband met de autorisatie van de applicatie) ingedeeld in groepen.
Alle beheerschermen hebben dezelfde indeling. Links is altijd een overzicht van de aanwezige klanten, projecten en dergelijke. Rechts zien we óf het invoerscherm óf het wijzigingscherm óf de waarschuwingen behorend bij het verwijderen van gegevens.
Voor klanten lopen we in dit document het hele beheerscherm een keer door, voor de rest van de beheerpagina’s geldt dezelfde functionaliteit.
In het linkerdeel van het scherm vinden we in dit geval de eerste 20 klanten. Het aantal klanten dat te zien is bij het openen van het scherm is in te stellen bij Instellingen en is afhankelijk van de ingestelde schermresolutie. Met de knoppen bovenaan kan er door de gegevens gemanoeuvreerd worden. Onder de kopjes “code”, “naam” en “plaats” zitten drie invoervelden. Hierin kan een deel van de code, naam of plaats ingevuld worden en zo de set getoonde klanten wat kleiner gemaakt worden. Bij het opstarten van de beheerschermen is standaard aan de rechterkant het scherm aanwezig voor het invoeren van nieuwe gegevens, in dit geval dus een nieuwe klant.
Naast de gevonden klanten zitten in het rood de linken om de gegevens van een klant te wijzigen en om een klant te verwijderen. Bij het verwijderen van een klant worden tevens de projecten, projectonderdelen, resources en geschreven uren voor die klant verwijderd (eventueel na een waarschuwing). Er kan in dit scherm ook voor gekozen worden om de status van de klant op ‘gesloten’ te zetten. Op deze manier zijn alle beheerstaken (invoer, wijzigen en verwijderen) overzichtelijk in hetzelfde scherm te benaderen.
Figuur 13 Beheerscherm voor klanten
De functionaliteit voor het beheren van deze gegevens is gelijk als die voor klanten. Ook hier dus links een overzichtscherm en rechts afwisselend functionaliteit voor invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens. Bij het beheren van deze onderdelen kan er altijd voor gekozen worden om de status op ‘gesloten’ te zetten. Bij het beheren van bijv. medewerkers betekent ‘gesloten’ dat deze medewerker in een groot aantal schermen van WATCH niet meer getoond wordt. De uren die door gesloten medewerkers zijn geschreven worden wel in de projectrapportages meegenomen.
Het scherm "Projecten++" biedt de mogelijkheid de volgende drie gegevensbronnen in hun logische samenhang te beheren:
Er kunnen in dit scherm zowel nieuwe projecten worden gedefinieerd als bestaande projecten worden gewijzigd.
Figuur 14 Beheerscherm voor invoer totaal project
Door op deze manier de projecten, projectonderdelen en de resources in één scherm te tonen, ontstaat er een goed overzicht tijdens de invoer. Bovenin is één project te zien, daaronder alle projectonderdelen van dat project en onderaan de resources van het geselecteerde projectonderdeel. Net als in de beheerschermen bij projectonderdelen en resources kunnen hier gegevens worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd.
Rechtsonder in het scherm zit nog de “invoerversneller”. Door hier een manager te kiezen en een aantal uren in te voeren, kunnen alle medewerkers die onder de gekozen manager vallen in één keer aan een projectonderdeel worden gekoppeld met een urenbudget.
Standaard projecten zijn projecten met bijbehorende projectonderdelen en resources die gebruikt kunnen worden om snel nieuwe projecten met een gelijksoortige structuur te maken. Bij “Projecten”, “Projectonderdelen” en “Resources” kan het standaard project worden gedefinieerd.
Bij “Invoer” kan op basis van een standaard project een nieuw project worden ingevoerd. Uit de lijst “standaard project” kan een dergelijk standaard project worden geselecteerd. Vervolgens wordt de klant gekozen waarvoor het project moet worden aangemaakt en wordt een projectcode gekozen.
Figuur 15 Maken van een project op basis van een standaardproject
In het wachtwoordscherm kan de op dat moment ingelogde gebruiker zijn wachtwoord wijzigen. Een beheerder kan altijd in de beheerschermen de wachtwoorden van alle gebruikers wijzigen.
Figuur 16 Wachtwoord wijzigen door medeweker
In het autorisatiescherm kan door een beheerder worden aangegeven welke functionaliteit aan welke gebruikersgroep wordt toegekend.
Boven in het autorisatiescherm verschijnen alle gedefinieerde groepen. Door op één van de namen te klikken worden daaronder de autorisatiegegevens voor die gebruikersgroep getoond. Door een vinkje te zetten in het vakje behorende bij een bepaalde functionaliteit, wordt die functionaliteit toegekend aan alle medewerkers die lid zijn van de geselecteerde groep. Wanneer het vinkje wordt verwijderd wordt de betreffende functionaliteit aan alle gebruikers van de groep ontnomen.
Figuur 17 Autorisatie WATCH functionaliteit per gebruikersgroep
In het gebruikersinstellingenscherm kunnen ingelogde medewerkers hun persoonlijke instellingen wijzigen. Bij de instellingen met een * moet er opnieuw ingelogd worden voordat de wijzigingen van kracht zijn.
Figuur 18 Gebruikersinstellingen
In het systeeminstellingenscherm kunnen de standaard gebruikersinstellingen en overige systeeminstellingen ingevoerd en gewijzigd worden.
Figuur 19 Systeeminstellingen
Hier kan aangegeven worden welke algemene agenda-items een bepaalde medewerker kan bekijken en/of wijzigen. Er worden drie autorisatieniveaus onderscheiden: A, B en C.
A = bekijken en wijzigen van de eigen algemene agenda-items
B = bekijken en wijzigen van de eigen algemene agenda-items en bekijken van algemene agenda-items van anderen
C = bekijken en wijzigen van de eigen algemene agenda-items en bekijken en wijzigen van algemene agenda-items van anderen
Figuur 20 Rechten algemene agenda-items
Hier kan per medewerker aangegeven worden welke planning-items een bepaalde medewerker kan bekijken en/of wijzigen. Er worden drie autorisatieniveaus onderscheiden: A, B en C.
A = bekijken van de eigen planning-items en bekijken van planning-items van anderen
B = bekijken en wijzigen van de eigen planning-items en bekijken van planning-items van anderen
C = bekijken en wijzigen van de eigen planning-items en bekijken en wijzigen van planning-items van anderen
Figuur 21 Rechten planning-items
De kennismatrix biedt de mogelijkheid om medewerkers en disciplines aan elkaar te relateren. Per medewerker kan per discipline door het aangeven van een nummer aangegeven worden in welke mate een medewerker de discipline beheerst. Er kan gebruik gemaakt worden van 0 of 1 om wel of niet beheersen vast te leggen, maar het is ook mogelijk om bijvoorbeeld door het toekennen van een score van 0 tot 10 de mate van beheersing van een discipline weer te geven. De inhoud van de kennismatrix wordt gebruikt als filter voor het planbord en het planoverzicht (zie resp. pag. 8 en 10). Door deze planningsoverzichten te filteren of te sorteren op de hier ingevoerde scores kan snel de juiste persoon ingepland worden voor een bepaalde opdracht.
Figuur 22 Kennismatrix beheerscherm
In WATCH is voor elk scherm een uitgebreide helpfunctie aanwezig. Deze help wordt dynamisch samengesteld op basis van de functionaliteit die in het autorisatiescherm is aangegeven. Dit betekent dat een gebruiker alleen helponderwerpen tot zijn beschikking heeft van de functionaliteit die hij in zijn applicatie ziet. Aan de linkerkant van het scherm worden dezelfde tabblad-knoppen weergegeven die ook in de applicatie worden gebruikt.
Figuur 23 Online help
We onderscheiden in het model van WATCH Agenda & Planning de volgende gegevensbronnen:
In onderstaande tekst wordt de samenhang tussen deze begrippen getoond:
Voor een klant doe je een project en dit project is opgedeeld in een aantal projectonderdelen. Deze projectonderdelen worden toegekend aan medewerkers. Welke medewerker werk mag verrichten voor een projectonderdeel leggen we vast bij resources. De medewerkers zijn (in verband met de autorisatie van de applicatie) ingedeeld in groepen.
Klant/relaties: Onder klant wordt een bedrijf of organisatie verstaan waarvoor opdrachten kunnen worden uitgevoerd. Onder relaties worden de leveranciers, concurrenten, prospects, e.d. verstaan.
Projecten: Projecten zijn de opdrachten die voor een klant uitgevoerd gaan worden. De klant kan het bedrijf zelf zijn (intern) of een externe opdrachtgever.
Projectonderdelen: Een project kan worden onderverdeeld in projectonderdelen. Het bouwen van applicatie X (een project) kan bijvoorbeeld opgesplitst worden in de projectonderdelen: werkzaamheden ontwerp, bouw, testen en implementatie.
Resources: Resources is de naam die gebruikt wordt voor de combinatie van een medewerker, een projectonderdeel en het aantal uren dat die medewerker aan het projectonderdeel mag besteden. Aan één projectonderdeel kunnen dus meerdere resources zijn gekoppeld.
Medewerkers: Een medewerker is een gebruiker van het systeem en een persoon die (als resource) voor een bepaald projectonderdeel een urenbudget toegewezen kan krijgen. Een medewerker kan de manager zijn van andere medewerkers, maar de manager zelf blijft ook een medewerker die zelf aan projectonderdelen kan werken en uren kan schrijven.
Groepen: Een groep wordt gebruikt om een aantal medewerkers eenzelfde gebruikersprofiel te geven. Dit is een andere groepering dan manager en de medewerkers die worden gemanaged. Denk bij groepen aan soorten gebruikers als een gewone gebruiker, een gebruiker die weekstaten van anderen moet valideren, een beheerder die nieuwe gebruikers aanmaakt en dergelijke.
Algemeen agenda-item: onder algemene agenda-items worden alle zaken verstaan die door een medewerker in een eigen agenda of in de agenda van een andere medewerker zijn gezet en die niet direct aan een projectonderdeel zijn gekoppeld. In de agenda wordt bij deze items de tekst uit het veld "onderwerp" weergegeven.
Planning-item: onder planning-items worden alle zaken verstaan die door een planner of de medewerker zelf in de agenda zijn gezet en die direct aan een projectonderdeel zijn gekoppeld. In de agenda wordt bij deze items de naam van het projectonderdeel weergegeven.